Офис-менеджер, секретарь, помощник руководителя

Планирование раб. дня рук-ля, документооборот, отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции,
*ведение кадровой документации - оформление командировок сотрудников,организация поездок и командировок (визовая поддержка, бронирование гостиниц,заказ ав/,ж/д билетов, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.д.),
*хозяйственное обеспечение офиса (продукты питания, вода, канцелярия, картриджи, визитки, медикаменты и т.д.)
* работа с электронной почтой, оргтехникой,
* организация приема посетителей различных уровней, иностранных партнеров и клиентов а так же их визовая поддержка,
* подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителей,
* контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, приказов, распоряжений, а так же их редактирование и контроль,
* формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передача в установленные сроки в архив,
* оформление поздравлений сотрудников организации и т.д.
*прием и распределение звонков,
*прием и отправка грузов, выписка сопроводительных документов.
*взаимодействие со службой DHL.
*координация курьерской службы, технического персонала (от 7-9 чел.),
*Формирование бюджета расходов на офисные нужды,
*обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования.

*Планирование рабочего дня рук-ля,
*документооборот,
*делопроизводство,( прием и регистрация входящей/исходящей документации, приказов, распоряжений,)
*прием, соединение и распределение телефонных звонков;
*ведение базы данных партнеров, (телефоны, электронные адреса);
* доведение распоряжений руководителя до исполнителей;
*контроль исполнения распоряжений;
*получение и обработка информации;
* подготовка деловых писем;
*распределение подписанной почты;
*деловая переписка;
*встреча/проводы посетителей;
*организация подготовки и проведения совещаний (обеспечения участников раздаточными материалами, контроль наличия канцтоваров в переговорной, воды, стаканов и т.д.);
*обеспечение жизнедеятельности офиса и всех подразделений,
*подготовка служебных записок, писем.
*учет и выдача мед.полюсов, учет и постановка на питание сотрудников (в 1С),
*учет табеля рабочего времени,
*бронирование гостиниц, оформление командировок,заказ билетов;
*координация курьерской службы,технического персонала.

- организация выполнения плана продаж: разработка стратегии поиска новых клиентов‚ анализ текущих продаж‚ деятельности конкурентов‚ тенденций рынка;
- управление персоналом: обучение‚ оценка‚ мотивация и контроль деятельности персонала;
- административная деятельность: взаимодействие с арендодателем‚ решение административно- хозяйственных вопросов;
- отчётность‚ решение организационных и других вопросов;
- контроль за своевременным заключением финансовых договоров с поставщиками продукции;
-организация эффективного распределения продукции на складе, её хранения и транспортировки;
-прогнозирование спроса на категорию продукции;
-взаимодействие с основными заказчиками;
- учет и координация бухгалтерской и курьерской службы.