Персональный ассистент

- Оформление заявок на командировки, заказ билетов и гостиницы, трансфер;
- Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий
ежедневная/еженедельная корректировка;
- Отслеживание статуса исполнения поставленных руководителем задач;
- Сопровождение руководителя на встречах и переговорах, участие в рабочих группах;
- Ведение протоколов совещаний;
- Организация совещаний, конференц-звонков, заказ пропусков;
- Подготовка авансовых отчетов, аналитических обзоров, презентаций в виде слайдов, диаграмм в
программе Power Point;
- Контроль исполнения поставленных задач;
- Личные поручения - 60%.

Далее: Переезд в другую страну и обучение новым специальностям.

Финансовый и операционный блок:
- Подготовка бюджетов проектов, договоров, приказов и финансовой документации.
- Выставление счетов и актов, контроль корректности документов, деловая переписка на русском и английском языках.
- Работа в SAP: распределение финансовых потоков, контроль доходов и расходов, подготовка PnL-отчётов руководителя.
- Формирование тендерных пакетов документов с соблюдением требований заказчиков.
- Взаимодействие с международными партнёрами, координация коммуникаций и проектных задач.
- Ведение CRM-системы, структурирование клиентской базы.

Административная поддержка:
- Полное управление календарём руководителя (MS Outlook, Google Calendar), приоритизация задач и минимизация конфликтов в графике.
- Организация деловых встреч, переговоров и корпоративных мероприятий.
- Координация документооборота и оптимизация внутренних процессов.
- Контроль исполнения поручений сотрудниками департамента.

Travel support:
- Обеспечение деловых поездок: покупка билетов, бронирование отелей, удаленное решение всех вопросов по поездке.
- Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
- Сопровождение руководителя в бизнес командировках.
Административные функции:
- Взаимодействие с банками, авиакомпаниями, магазинами (счета, бонусные системы, страховки);
- Организация материально-технического обеспечения офиса и дома руководителя (снабжение продуктами, канцтоварами, медикаментами, мебелью, техникой, и т.д.)
- Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с юристами, главным бухгалтером. Координация работы курьеров и водителей.
- Ежемесячное планирование денежных средств на производственные нужды. Контроль расходов. Подготовка ежемесячных отчетов.
- Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).
- Решение нестандартных задач.

- Формирование управленческой отчетности в программе SAP (управленческий баланс, БДДС, БДР);
- Подготовка информационных материалов к совещаниям в виде слайдов, диаграмм, пояснительных записок в программе Power Point;
- Подготовка управленческой отчетности на основе принципов МСФО в установленные сроки;
- Анализ себестоимости и план/факт анализ проектов, анализ рентабельности услуг, факторный анализ;
- Составление и ведение штатного расписания;
- Осуществление работы по закрытию заработной платы в программе SAP;
- Участие в разработке и внедрении систем мотивации и премирования работников.