Секретарь приемной генерального директора

Работа в приемной первого заместителя генерального директора Общества
- Определение приоритетности и очередности выполнения работ и эффективности распределения рабочего времени;
- Оказание помощи руководителю в распределении его рабочего времени;
- Определение оптимальных способов информирования партнеров, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
- Обеспечение информационной безопасности деятельности Общества;
- Формирование календаря руководителя;
- Отслеживание информации на электронном и/или бумажном носителе;
- Составление плана поездки руководителя;
- Организация встреч руководителя с принимающей стороной во время командировок;
- Оформление командировочных документов;
- Обработка документов и материалов по результатам поездки руководителя;
- Обеспечение работы Общества во время отсутствия руководителя;
- Знание норм и правил делового общения;
- Организация и обеспечение личных контактов руководителя;
- Ведение различных учетных регистрационных программ (МосЭдо, 1С «Делопроизводство») для работы;
- Обеспечение конфиденциальности в приемной и кабинете руководителя, сохранение конфиденциальной информации в тайне;
- Передача информации, документов и материалов участникам совещаний ;
- Сервировка чайного (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
- Соблюдение правил делового этикета и протокола;
- Грамотное применение правил русского языка;
- Сбор, обработка и анализ информации в соответствии с заданными требованиями;
- Работа с компьютером, использование программ Word, Microsoft Excel.

Работа в приемной руководства Представительства.
- Мини-АТС, электронная почта;
- Делопроизводство;
- Информационно-документационное обслуживание деятельности Представительства;
- Прием и распределение телефонных звонков и посетителей в приемной Представительства;
-Организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы руководителя;
- Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
- Выполнение личных распоряжений руководителя;
- Ведение деловой переписки;
- Контроль документооборота;
- Контроль качества подготовки документов, предоставляемых на подпись Руководителю;
- Осуществление контроля за исполнением резолюций и поручений Руководителя;
- Работа с деловой корреспонденцией: составление служебных записок и проч.;
- Ведение делового календаря Руководителя;
- Организация встреч, координация с другими подразделениями;
- Поиск необходимой информации;
- Ведение баз данных контактов Руководителя;
- Оформление билетов, бронирование отелей;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса;
- Встреча гостей (чай\кофе), оформление пропусков.

Работа в приемной заместителя главного врача
Работа с электронной документацией (МосЭДО).
Обработка входящей и исходящей документации, контроль передачи входящей документации.
Контроль сроков исполнения входящей документации.
Подготовка и оформление писем по поручениям Департамента здравоохранения города Москвы.
Протоколирование совещаний.
Работа с электронной почтой Outlook.
Ведение календаря руководителя.
Копировально-множительные работы, сканирование.
Взаимодействие с отделами.
Иные поручения руководителя.

Работа с электронной документацией (МосЭДО).
Аналитическая обработка входящей и исходящей документации, контроль передачи внутренней документации.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов, доверенностей в ЭДО.
Подготовка и оформление писем по поручениям Департамента здравоохранения города Москвы.
Выполнение поручений руководителя.
Подготовка документов сшивка, заверение, подписание у руководителя.
Регистрация, отправление писем по электронной почте, почте России и курьерской службой, а так же их отслеживание.
Копировально-множительные работы, сканирование, редактирование.
Встреча гостей, посетителей, приготовление чая/кофе.
Обеспечение жизнедеятельности офиса, контроль чистоты и порядка в офисе.
Взаимодействие с другими отделами.

Работа с документацией.
Контроль договоров.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Выполнение поручений руководителя.
Взаимодействие с другими отделами.

Работа с документацией (внутренний и внешний документооборот).
Контроль договоров.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Выполнение поручений руководителя.
Перевод документальной деятельности компании в электронную форму.
Взаимодействие с другими отделами.

Работа разъездного характера.
Общение с пожилыми людьми.
Оказание помощи в оформлении различных документов.
Координация работы добровольцев.