Офис-менеджер

Выполнение поручений руководителя, заказ авиа и ж/д билетов, заказ мебели, канцелярии, бытовой химии и расходных материалов для офиса, регистрация входящей/исходящей документации, прием/отправка корреспонденции, ее регистрация, заказ такси для сотрудников, подача заявок на машины и посетителей в отдел пропусков, контроль за доставкой заказов, встреча и подъем заказов (КОМУС, мебели, воды), заказ воды для офиса, контроль по оплате заказов, взаимодействие с арендным отделом (арендодателем), учет передаваемых документов, взаимодействие с экспрес-почтой EMS Почта России, DHL, подготовка договоров, контрактов, дополнительных соглашений, информационных писем, доверенностей и прочей документации, ведение делопроизводства в полном объеме, взаимодействие с менеджерами и клиентами (гипермаркетами, торговыми центрами, торговыми комплексами по всей России), запрос у клиентов документации по поставкам и предоставление полученной информации бухгалтерии, самоконтроль по выполнению заданий, предоставление отчетности по затратам (авансовые отчеты), взаимодействие с коммунальными службами (телефония, интернет-провайдеры, со службой по контролю за работой системы кондиционирования офиса), взаимодействие с партнерами (Узбекиста), деловая переписка, телефонные переговоры, переписка по e-mail, размещение, контроль обновления, и контроль оплаты размещаемых вакансий на сайтах. Первичный отбор резюме по размещаемым вакансиям. Выполнение работ по поручению бухгалтерии (гл. бухгалтера), работа в 1С: Предприятие (бухгалтерия), выписка командировочных удостоверений, внесение необходимых данных в базу (помощь бухгалтерии) заказ заправки картриджей для оргтехники, взаимодействие с системным администратором, сканирование и копировально-множительные работы с документацией, подготовка документации для заключения Контрактов и Договоров, заверение уставных документов у натариуса

Работа на телефоне - мини-АТС (распределения исходящих и входящих) звонков; прием и отправка факсимильных сообщений, работа со сканером; копировально-множительные работы; ведение АСУРВ (автоматизированной системы учета рабочего времени) сотрудников офиса; ведение табеля учета рабочего времени сотрудников офиса, журнала учета местных командировок; прием посетителей; Машинописные работы; оформление документации; своевременное предоставление сотрудникам офиса поступивших на их имя документов, в том числе факсимильных отправлений, заданий и корреспонденции; осуществление информационной поддержки в офисе (оформлений объявлений), доведение до сведения сотрудников информации по участию в совещаниях, рабочих встречах; оформление транспортных заявок; контроль за наличием в офисе питьевой воды, канцелярии, кофе, чая, сахара; участие в маркетинговых и статистических исследованиях (опросы, анкетирование клиентов, учет количества поступающих звонков и т.п.); своевременное доведение до сведения сотрудников офиса о поступивших на их имя поручений/заданий, сбор информации в установленный срок об исполненных поручениях; организация передачи документов в офис ; подготовка, отправка и прием корреспонденции и посылок через экспресс-доставку фирм: DHL, UPS,TCT и пр.; подготовка счетов и накладных для учета бухгалтеру (по DHL); оформление заявок на расходование денежных средств; взаимодействие с Первым заместителей Генерального директора фирмы (фактически его помощник), исполнение его поручений

Организация выставок, работа с дизайнерами, заказ POS-материалов, работа с поставщиками и дизайнером, контроль работы офисного ПО, телефонии; делопроизводство в полном объеме, автоматизированный и механический обмен данными по средствам электронной почты с офисом бухгалтерии и складом; выполнение поручений генерального директора, бронирование гостиниц и заказ билетов (ж/д, авиа); размещение вакансий, работа по подбору персонала (проведение собеседований); фактически - исправление неполадок, устранение сбоя программ сервера при дистанционной помощи специалиста, взаимодействие с IT-подразделением, закупка компьютерной и офисной техники для нужд офиса; отслеживание оплаты счетов; разработка с дизайнерами макетов для подарочной упаковки и визиток; контроль над работой секретаря-офис-менеджера и обслуживающего персонала; помощь менеджерам в работе с клиентами, исполнение обязанностей офис-менеджера (замещение), работа с клиентами менеджеров во время их отсутствия; подготовка документов и товара к перемещению, работа с мини-АТС, оргтехникой (ксерокс, факс, принтер, сканер); заказ канцтоваров и хоз. товаров; чай/кофе для посетителей, закупка расходных материалов для оргтехники и офиса; работа и исправление мелких неполадок системы контроля над автоматизированной программой фиксации входящих/исходящих звонков, отслеживание работы серверов (телефонного и основного, с базами данных);выполнение функций координатора; прием и отправка почтовых отправлений; коррекция и составление прайс-листов, сбор запрашиваемой информации; копировально-множительные работы, вызов мастера ПО и по ремонту офисной технике и пр.

Прием с сдача денежных средств, отправка курьеров, выдача з/платы, ежедневная кассовая отчетность, инкассация, оформление документации, выписывание требований и накладных, делопроизводство, архивное дело, работа с клиентами, контроль над сертификатами, заказ канц. товаров, чай/кофе, выполнение поручений руководителя

Делопроизводство в полном объеме, документооборот, работа на мини-АТС (прием и распределение входящих звонков), прием и отправка факсимильных и почтовых отправлений, ведение статьи расходов наличности, архивное дело, выставление счетов, оформление договоров, организация работы руководящего состава, планирование рабочего дня руководителя, работа с клиентами, контроль над сертификатами, заказ канц. товаров и хоз. товаров, контроль над обслуживающим персоналом, взаимодействие с бытовыми службами (сантехник, ремонтник, строители, телефонисты, специалисты по компьютерным и электрическим сетям, охранные и пожарные службы), контроль за работоспособностью офисного оборудования (закупка расходных материалов, вызов мастеров)

демонстрация и консультация покупателей, работа на кассовом аппарате(прием и выдача денежных средств), инкассация, ежедневная отчетность по проданному товару, прием и сдача товара, заказ товаров, оформление витрин, выкладка товара на прилавки

Консультация и демонстрация в действии возможностей товара, работа на кассовом аппарате (прием и выдача денежных средств), инкассация, ежедневная отчетность по проданному товару, прием и сдача товара, заказ товара, оформление витрин и выкладка товара на прилавки, проведение рекламных акций

Ввод и проверка уже введенных данных в информационный носитель: ПВМ, ЭВМ, ПК