Офис-менеджер, специалист АХО

Входящая и исходящая корреспонденция: телефонные звонки (мини АТС), электронная почта.
Доставка документации заказчику.
Поддержание корпоративного портала.
Учет рабочего времени сотрудников.
Взаимодействие с почтовыми службами (DHL, Пони-экспресс). Взаимодействие с УД и взаимодействие с подрядчиками, поставщиками по вопросам обслуживания следующих договоров:
- договор аренды офисов
- договор с СИБА-Вендинг по обслуживанию кофе и снек-аппаратов (вызов специалистов для технического обслуживания, пополнение расходных материалов, контроль получения закрывающих документов);
- договор по обслуживанию растений (замена погибших растений на новые, контроль получения закрывающих документов);
- договор по обслуживанию аквариумов (чистка аквариумов, пополнение расходных материалов, контроль получения закрывающих документов);
- вызов специалиста для проведения санитарной обработки пурифайера и кулеров;
- договор с ТД «Вода» по обеспечению 6-ти офисов водой и контроль получения закрывающих документов.
- договор с МВД на охрану и обслуживание «Тревожной кнопки» (запрос закрывающих документов»).
Запрос и передача доверенностей сотрудникам, работающих в доп. офисах.
Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования; при выявлении неисправностей офисного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
Контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе;
Контроль наличия и обеспечение сотрудников:
- канцтоварами,
- расходными материалами для уборки и пр.,
- мебелью,
- продуктами питания
Ведение договоров на закупку продуктов питания с Комус, Метро, Утконос;
- иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы;
Организация их приемки, учета, хранения и выдачи.
Организация установки оборудования и постановка его на техническое обслуживание.
Контроль правильности реквизитов при оформлении закрывающих документов поставщиками.
Самостоятельная закупка продуктов в магазинах для встреч Генерального директора.
Поиск и закупка расходных материалов для руководства компании.
Организация и контроль исполнения погрузочно-разгрузочных работ и перевозки мебели/ строительных материалов.
Ежемесячный и годовой план расходов.
Проведение инвентаризации.
Списание материальных ценностей, непригодных для эксплуатации и оформление соответствующей документации.
Материальная ответственность согласно Типовой форме договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Проведение повторных инструктажей по ТБ, ППБ и ЭБ (секретариат, уборщицы, водители, курьеры).
Организация мероприятий по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности, включая ведение соответствующей документации;
Контроль и руководство работы уборщиц:
- согласование и оформление отпусков;
- распределение функций и территорий на время отпусков.
Контроль и руководство специалиста 1-ой категории (сотрудник УД Артюшкин Г.):
- согласование и оформление отпусков;
- поручения и контроль исполнения ремонтных работ в офисах и на территории Заказчиков (по просьбам сотрудников).
Выполнение поручений руководителя Обособленного подразделения.
Рассадка сотрудников в электронном виде.
Координация работы обслуживающего персонала.
Покупка авиационных и железнодорожных билетов.
Кофе-брейки.
Взаимодействие с поставщиками.
Заключение и ведение договоров.
Отслеживание и запрос, замена неправильно оформленных документов за месяц.
Взаимодействие с обслуживающими организациями.
Проведение инвентаризации.
Оформление исходящих писем подрядным организациям.
Составление претензий.

ведение клиентской базы, первичная работа с платежными документами (1С: платежные документы), контроль за движением денежных средств, обеспечение офиса необходимыми расходными материалами (канцелярскими принадлежностями, питьевой водой, расходниками для оргтехники).
Владение программами: Excel, Word, Outlоock Express, 1С: платежные документы, CorelDraW, PhotoShop, Flash.
Уверенный пользователь Internet (размещение рекламы на досках объявлений, поиск информации, составление отчетов).