Секретарь / Администратор / Оператор call-центра, ктнсьерж

Обеспечение работы приемной Уполномоченного
Административная поддержка, ведение графика рабочих встреч и совещаний.
Сбор, обработка и представление документов и другой информации по запросу
Подготовка документов на доклад руководителю.
Прием и распределение входящих звонков. Конференцсвязь.
Подготовка и организация рабочих встреч, совещаний Уполномоченного
Оформление командировочных документов.

1. Должностные обязанности:
2. Прием входящих телефонных звонков, получение информации о причине звонка и имени абонента, правильная и оперативная переадресация звонков, и передача информации сотрудникам Организации.
3. Прием сообщений и телефонограмм для сотрудников офиса во время их отсутствия или невозможности вести телефонные переговоры.
4. Переадресация всех электронных и факсимильных сообщений в соответствующие отделы.
5. Отправка электронных и факсимильных сообщений.
6. Поиск требуемой информации в телефонной базе, в Интернете
7. Осуществление передачи необходимой рабочей информации каждому сотруднику Организации.
8. Ведение общего делопроизводства:
-регистрация всей входящей корреспонденции (ведение журнала регистрации входящей корреспонденции);
-регистрация всей исходящей корреспонденции (ведение журнала исходящей корреспонденции).
9. Информирование участников мероприятий, проводимых Организацией, рассылка приглашений, Обзвон, составление списков участников.
10. Подготовка и формирование раздаточных материалов для участников мероприятий.
11. Регистрация участников мероприятий.
12. Координирование работы курьеров. Обработка поступивших заявок, подготовка маршрутных листов, подготовка корреспонденции к отправке, контроль доставки.
13. Выполнение машинописных и копировальных работ.
14. Ведение, внесение изменений в список телефонов сотрудников Организации.
14. Организация:
-встреч, приема, регистрации и необходимого обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
-заказа билетов и бронирования гостиниц
-приема визитных карточек, анализа их содержания, их хранения, внесения информации в общую базу данных.
15. Координация и контроль завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т. ч. освещения, прием помещения под охрану и т. д. ).
16. Работа с базой данных Lotus Notes, обновление контактов, регистрация, рассылка.
17. Формирование дел к сдаче в архив.
18. Ведение рабочего графика руководителя.
19. Протоколирование совещаний.

Обеспечивать рациональное распределение обязанностей между подчиненными.
Вести работу по переходу компании на электронный документооборот с последующим контролем работы в режиме электронного документооборота.
Контролировать соблюдение сотрудниками установленных правил работы при приеме и распределении потоков входящей и исходящей информации в режиме реального времени.
Обеспечивать получение разнообразной статистической информации, позволяющей комплексно анализировать и прогнозировать качество обслуживания и внести соответствующие коррективы в работу сотрудников Call-центра и сотрудников Организации в целом.
Обеспечивать участие сотрудников в проведении маркетинговых исследований, инициируемых Организацией.
Участвовать в подготовке информационных и рекламных материалов для проведения учебных семинаров и выставок, организуемых как для персонала, так и для клиентов Организации.
Обеспечивать своевременное составление и представление отчетности о производственной деятельности Call-центра.
Обеспечивать строгое соблюдение сотрудниками вверенного подразделения правил техники безопасности, охраны труда, промышленной санитарии и пожарной безопасности.
Обеспечивать контроль за использованием рабочего времени сотрудников службы.
Обеспечивать замену сотрудников при их отсутствии на работе по любым причинам.
Своевременно информировать начальника отдела маркетинга и рекламы, а в его отсутствие руководителя организации о потребностях Call-центра в текущем ремонте помещений, в расходных материалах, хозяйственных принадлежностях, канцтоварах, мебели. Заявки на имя начальника отдела маркетинга и рекламы и руководителя организации подаются в письменном виде с обозначением желаемых сроков их реализации.
Ежемесячно устанавливать график работы подчиненных в соответствии с установленным графиком работы Call-центра. В случае возникновения производственной необходимости привлекать сотрудников к работе сверх нормальной продолжительности рабочего времени.
При приеме на работу нового сотрудника определять объем работ на испытательный срок, закреплять нового сотрудника за опытным специалистом колл-центра. Производить оценку шефской работы, давать рекомендации в течение испытательного срока о приеме или увольнении нового сотрудника.
Участвовать в проведении ежегодных аттестаций сотрудников Call-центра и аттестаций сотрудников по истечении испытательного срока. Для проведения аттестации предоставлять в отдел кадров характеристику аттестуемого работника по установленной форме.
По поручению начальника отдела маркетинга и рекламы или руководителя Организации принимать участие в подготовке инструкций и распоряжений по работе на вверенном участке работы в соответствии с изменениями технологии работы колл-центра или смежных с ним подразделений (отделов) организации или в связи со структурными изменениями в организации.
Обеспечивать ознакомление сотрудников колл-центра с утвержденными в организации документами распорядительного характера.
Обеспечивать сортировку, комплектацию и хранение документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными в организации.
Давать ежемесячные рекомендации по расчету размера вознаграждения сотрудников Call-центра начальнику отдела маркетинга и рекламы.
Обеспечивать соблюдение фирменного стиля Организации в помещении Call-центра, а также фирменного стиля в одежде сотрудников вверенного подразделения.

Административная поддержка руководителя, организация встреч, обработка звонков и корреспонденции, организация поездок, выполнение поручений руководителя.