Помощник руководителя

• Приоритизация задач и управление временем: Определение приоритетности и очередности выполнения задач, эффективное распределение рабочего времени для достижения поставленных целей;
• Участие в обсуждениях и совещаниях: Активное участие в обсуждении проектов и решений руководства, а также в совещаниях по их подготовке и выполнению.
• Подготовка к мероприятиям: Помощь руководителю в подготовке к конференциям, выставкам и деловым переговорам, включая сбор необходимой информации и подготовка материалов;
• Решение организационных вопросов: Решение организационных вопросов, связанных с деятельностью предприятия. Информирование партнеров, клиентов, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях, изменениях;
• Управление персоналом: Распределение обязанностей среди сотрудников (например, отдел продаж, служба безопасности, офис-менеджер/ админитратор, клининговая служба), контроль качества их работы, организация обучения и соблюдение норм охраны труда и безопасности. Обеспечение кросс-функционального взаимодействия;
• Взаимодействие с государственными органами, банками: Установление и поддержание отношений с государственными учреждениями. Взаимодействие с банковскими учреждениями по вопросам валютных операций, включая обработку и контроль валютных сделок;
• Работа с документами: Подготовка разрешительной документации для участия в тендерах или получения лицензии.

Управленческие функции: постановка задач, контроль их выполнения персоналом, ротация персонала.
Стратегические функции: бюджетирование,оценка и оптимизация бизнес-процессов с целью повышения эффективности работы компании, стратегическое планирование.
Административный функционал: контроль своевременного обеспечения технического обслуживания материальной части, формирование и контроль исполнения графика техобслуживания оборудования.
Договорные и претензионные функции: подготовка договоров длительной и краткосрочной аренды, контроль пролонгации, ведение претензионной работы, контроль дебиторской задолженности.
Принятие стратегических решений по развитию арендных отношений.
Поддержка контакта с постоянными клиентами компании
Решение организационных вопросов связанных с деятельностью компании.

• Контроль выполнения обязательств перед поставщиками, кредиторами, арендодателями: Обеспечение своевременного выполнения всех финансовых и контрактных обязательств. Индексация, пролонгация, переподписание договоров, отслеживание сроков действия документов;
• Управление персоналом: Распределение обязанностей среди сотрудников, контроль качества их работы, организация обучения и соблюдение норм охраны труда и безопасности. Обеспечение кросс-функционального взаимодействия;
• Взаимодействие с государственными и контролирующими органами: Установление и поддержание отношений с государственными учреждениями для соблюдения всех необходимых норм и правил;
• Согласование плана развития организации с учредителями: Разработка стратегического плана на год или квартал и его согласование с учредителями для обеспечения согласованности действий;
• Контроль отчетности и проведение инвентаризаций: Обеспечение своевременной отчетности о проделанной работе и регулярное проведение инвентаризаций для контроля активов;
• Представление интересов собственника на рынке коммерческой недвижимости: Активное продвижение интересов собственника, включая участие в переговорах и представление его интересов в сделках. Участие в выставках и тендерах;
• Выбор объектов для покупки и заключение договоров купли-продажи: Поиск и оценка новых объектов для приобретения, а также ведение переговоров и заключение сделок.

• Организация и контроль бизнес-процессов: формирование бизнес-плана компании, формирование организационной структуры;
• Координация работы команды: Руководство и поддержка сотрудников (в прямом подчинении 34 человека), обеспечение их обучения. Постановка задач и контроль их исполнения;
• Выстраивание долгосрочных партнерских отношений: проведение переговоров с ключевыми клиентами, формирование коммерческих предложений, заключение договоров (ПАО ГМК «Норникель», сеть отелей «AZIMUT Hotels» и др.);
• Разработка и внедрение стандартов: Создание внутренних регламентов и стандартов работы для повышения качества;
• Управление ресурсами: Планирование и распределение ресурсов, включая трудозатраты, материалы и технологии отдела и оптимизация бюджета компании;
• Анализ производительности: Мониторинг ключевых показателей эффективности (KPI) и внедрение системы мотивации;
• Соблюдение стандартов безопасности: Обеспечение соблюдения норм и стандартов в области охраны труда и безопасности, санитарных правил и норм, использование СИЗ (СанПиН, ОТ и др.);
• Отчетность: Подготовка отчетов о результатах работы отдела.