Администратор проекта/ Координатор проекта

- Административная поддержка работы офиса;
- Ведение делопроизводства. Организация и контроль внешнего и внутреннего документооборота (регистрация входящей/исходящей документации);
- Сбор и формирование пакетов документов по проектам, комплектация, формирование сопроводительных писем;
- Ведение деловой переписки и телефонных переговоров с клиентами (юр. лица, физ. лица, управляющие компании, образовательные учреждения и др.);
- Ежедневный контроль и координация работы коллектива в соответствии с принятым планом работ;
- Ведение переговоров с заказчиками, согласование даты и времени выезда бригад;
- Оперативное решение всех возникающих вопросов в процессе работы бригад;
- Сбор информации о расписании рабочих групп и передача руководству;
- Ведение отчетности и предоставление информации руководителю;
- Взаимодействие с курьерскими, почтовыми службами. Прием и отправка корреспонденции;
- Координация работы водителей, формирование расписания и логистических маршрутов;
- Организация командировок сотрудников: бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д билетов;
- Взаимодействие с клиентами, контроль приёма оборудования, поступающего в ремонт или на поверку;
- Оформление всех необходимых документов, сопровождение прибора с соответствующими документами в ОСОиР;
- Регистрация и внесение информации о поступившем оборудовании в программу;
- Выставление счетов (счет-фактура, актов) за ремонт или поверку;
- Контроль состояния дебиторской и кредиторской задолженности клиентов;
- Возврат прибора с полным пакетом бухгалтерской̆ документации клиенту;
- Ведение отчетности по фактически выполненной̆ работе;
- Составление смет на узлы учета тепловой энергии;
- Взаимодействие с проектным отделом, получение спецификаций для составления смет (проекты на узлы учета, ИТП, ЦТП, индивидуальные тепловые пункты, центральные тепловые пункты и др.);
- Составление смет на узлы учета тепловой энергии по спецификациям (до 10 проектов в неделю);
- Формирование пакета документов для проектов (акты сдачи-приемки работ, акты скрытых работ и др.);
- Составление форм КС-2, КС-3;
- Урегулирование проблемных ситуаций, возникающих при работе с клиентами;
- Помощь в решении возникающих вопросов сотрудников;
- Организация закупок дополнительного оборудования для формирования рабочего места сотрудников (канцелярия). Взаимодействие с поставщиками, ведение переговоров для получения максимально выгодных условий взаимодействий;
- Организация корпоративных мероприятий;
- Выполнение поручений руководителя.

Достижения:
- Оптимизация работы по взаимодействию с клиентами для построения эффективных взаимоотношений;
- Внедрение четкой координации и контроля работы выездных бригад;
- Построение оптимальных логистических маршрутов для водителей;
- Разработка и внедрение электронного архива документов;
- Разработка и внедрение новых форм отчетности для руководителя;
- Эффективная работа по снижению расходов при взаимодействии с поставщиками.

- Планирование перевозок;
- Построение оптимальных логистических маршрутов;
- Оперативный контроль и координация перевозок;
- Контроль времени простоя на погрузке/разгрузке и времени в пути;
- Ведение контрольной документации и отчетности.