Делопроизводитель

Исследовательский центр, реализующий все виды социологических, маркетинговых и медийных исследований, а также собственные исследовательские проекты.

В обязанности входило:
-Работа с мини атс: приём и распределение телефонных звонков, исходящие звонки по организационным вопросам.
-Ведение электронного и бумажного документооборота: прием, регистрация, передача в отделы.
-Отправка заказной и простой письменной корреспонденции, подарков, посылок.
-Фильтрация электронной почты, распределение писем, деловая переписка, написание организационных рассылок и другое.
-Осуществление копировально- множительных работ: копирование, сканирование обработка с помощью ПО.
-Обеспечение подготовки к переговорам, общим собраниям, стратегическим планированиям:
-организация необходимой поддержки сотрудникам офиса, бизнес-партнерам.
-Ассистирование в подготовке семинаров, тренингов:
поддержание чистоты и порядка в переговорной комнате, регулярный контроль наличия канцелярии, чая/ кофе и тому подобное.
-Сопровождение посетителей: осуществление заказа пропусков и парковочных мест для посетителей, приготовление чая/кофе.
-Взаимодействие с контрагентами: взаимодействие с курьерской службой и ее персоналом, по документации, а также по вопросам связанным с отправкой корреспонденции и грузов. Подготовка ежемесячных отчетов для бухгалтерии.
-Взаимодействие с хозяйственной службой арендодателя и службой эксплуатации.
-Подготовка рабочих мест, пропуска для новых сотрудников и канцелярские товары.
-Организация жизнедеятельности офиса:
Составление списков закупок необходимых товаров и канцелярии. Подготовка доверенностей; Заказ у поставщиков, проверка чеков, сверка накладных.
-Осуществление Travel- поддержки сотрудников: поиск гостиниц, заказ и бронирование билетов.
Согласование счетов и другие обязанности согласно должностной инструкции.

Занятие английским языком с детьми

Рекламное агентство полного цикла.
Наружная реклама, реклама в прессе, в интернете, сувенирная продукция, широкоформатная печать.
Подчинение непосредственному руководителю.
Осуществляла работу службы ресепшн в паре.

-Прием и распределение телефонных звонков с помощью мини АТС . Фиксация и передача информации сотрудникам.
- Организация документооборота, регистрация входящих и исходящих документов.
-Взаимодействие с почтой России и курьерскими службами. Организация работы штатных курьеров.
-Фильтрация корпоративной электронной почты. Переписка.
Поиск информации в интернете
-Ведение реестров: клиентских договоров, личных номеров сотрудников.
-Взаимодействие с бухгалтерией : передача счётов , товарных накладных, договоров.
- Частичное ведение общего и кадрового делопроизводства: составление документации по шаблонам.
-Работа с таблицами Excel.

-Взаимодействие с первыми лицами компании. Исполнение служебных поручений.
-Организация совещаний, переговоров, подготовка переговорных комнат. встреча гостей: заказ пропусков на территорию, координация по офису и бизнес- центру подача чая,кофе.
-Взаимодействие с контрагентами.
-Организация жизнедеятельности офиса.
-Контроль уборщицы. Поддержание чистоты и порядка в ее отсутствие.
-Взаимодействие с управляющей компанией и коммунальными службами по вопросам технического обслуживания, а также по оплате коммунальных услуг, аренды, парковки.
-Помощь в подготовке корпоративных мероприятий, дней рождений.

Достижения:
- Внимательно следила за наличием хозяйственных нужд офиса и своевременно согласовывала заказ с руководителем.
- Качественно вела документооборот, тем самым дала возможность быстро найти нужный документ, так как вся корреспонденция регистрировалась в журналах и базах Excel.
-Благодаря вовлеченности в работу обеспечила бесперебойную работу офиса и благоприятный климат в коллективе.