Офис-менеджер, секретарь, помощник нотариуса

Административный помощник директора

- Административная поддержка руководителя: планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя, контроль рабочих контактов руководителя, организация внешних и внутренних встреч, совещаний, телефонных переговоров, прием и распределение входящих и исходящих звонков.
- Выполнение отдельных служебных и личных поручений руководителя.
- Организация жизнеобеспечение офиса: закупка канцтоваров, расходных материалов, заказ различной орг.техники, закупка подарков деловым партнерам и сотрудникам компании;
- Частичное юридическое сопровождение: ведение претензионной работы, работа (прием, учет и ответы) с рекламацией по количеству и качеству предоставляемой услуги, взаимодействие с различными государственными органами.
- Делопроизводство: учет и распределение поступающей информации, своевременное доведение документов, сообщений и информации до руководства, подготовка служебной документации;
Обработка поступающей корреспонденции, направление ее по назначению на исполнение в отделы. Ведение документооборота
- Информирование руководителя о состоянии исполнения документов.
Организация командировок (авиабилеты, гостиницы, визовые обслуживание, последующее оформление документов для направления в служебные командировки сотрудникам администрации, формирование авансовых отчетов руководителя, для предоставления их в установленные сроки в управление учета и отчетности.
Организация приема совещаний руководителя: заказ пропусков, сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат, чай/кофе).
- Подбор и заказ необходимого оборудования, оформление и ведение заказов, отслеживание дебиторской задолженности, работа с транспортными компаниями (расчет стоимости доставки, сроки поставки груза, отслеживание доставки, получение грузов на складах).
- Решение общих вопросов административного хозяйства: организация и контроль работы водителей, курьеров, диспетчеров, осуществление взаимодействия с операторами почтовой связи (Почта России, DHL, по отправке и получение корреспонденции.
- Организация прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема.
- Прием и передача информации по факсу, электронной почте, а также телефонограммы, их своевременная обработка и передача руководителю и другим ответственным лицам.
- Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.
Причина увольнения: по сокращению.