Административный директор

1. Организация работы подразделений Департамента;
2. Бюджетирование общехозяйственных и административных расходов (ведение, составление, исполнение бюджета Департамента);
3. Организация внедрения 1С: документооборота компании с «нуля»;
4. Заключение и ведение хозяйственных договоров;
5. Полное взаимодействие с арендодателями (более 20 арендодателей заключение договоров, получение и оформление счетов аренды) и УК бизнес-центра;
6. Управление эксплуатацией офисных помещений, организация ремонта помещений, осуществление контроля качества выполненных ремонтных работ;
7. Взаимодействие с подрядными организациями;
8. Отслеживание и контроль сроков оплаты счетов (аренда, эксплуатация, корп. такси, орг. техника, бытовые расходы и пр.);
9. Планирование и организация переездов;
10. Поддержание порядка, комфорта и уюта в офисе (установка: вендинговых аппаратов с продуктами, аппарата по продаже мороженого, обновленной кофе-машины, экономичных пурифайеров с газированной водой, позволяющие сократить расходы на бутилированную воду на 50%);
11. Заключение договоров и контроль исполнения поставок товаров;
12. Контроль за первичными закрывающими документами от поставщиков;
13. Учет ОС в части материальной ответственности;
14. Организация и контроль использования корпоративного такси;
15. Контроль и обеспечение выполнения противопожарных, санитарно-гигиенических мероприятий;
16. Организация охраны труда и техники безопасности (обеспечение выполнения мероприятий по охране труда, противопожарной безопасности, получение соответствующих удостоверений сотрудников для работ на объектах);
17. Обеспечение предусмотренных форм обучения по ТБ и допуска персонала, инструктажи на рабочем месте;
18. Управление автотранспортом компании и собственника (заключение договоров аренды, договоров с компаниями, осуществляющими техническое обслуживание, услуг мойки, шиномонтаж автомобилей).

1. Взаимодействие с Управляющей компанией здания (заключение договоров, получение и оформление счетов аренды, согласование работ на арендуемых площадях);
2. Контроль процесса ремонта новых офисных помещений, взаимодействие и согласование договоров со строительными подрядными организациями;
3. Проведение тендеров на закупку оборудования, мебели и контроль поставок;
4. Организация переезда сотрудников на новые рабочие места;
5. Оформление и согласование договоров на исполнение работ подрядными организациями (СКУД, видеонаблюдение, систем вентиляции, кондиционирования, электроснабжения);
6. Взаимодействие с клининговой компанией, постановка задач и контроль их выполнения;
7. Оформление офисного пространства, обеспечение комфортных условий в зоне отдыха сотрудников (организация кофе-поинтов, установка пурифайеров, вендинговых аппаратов с готовыми обедами);
8. Закупка и обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами;
9. Постановка задач сотрудникам технического отдела и контроль выполнения;
10. Учет и инвентаризация основных средств и товарно-материальных ценностей;
11. Составление ежеквартального и годового бюджета по обеспечению офиса;
12. Организация административно-хозяйственной службы (в подчинении офис-менеджеры, технический персонал, водители);
13. Взаимодействие с юридическим, финансовым отделами по решению вопросов по документообороту;
14. Работа с операторами мобильной связи (выдача корпоративных сим-карт, переоформление личных номеров).

1. Открытие нового офиса с «нуля» (площадь офиса более 12 000 квадратных метров):
а) организация переезда 400+ сотрудников;
б) контроль за процессом ремонта, взаимодействие со всеми строительными подрядчиками, обеспечение осуществления тех.надзора за ходом монтажных и пуско-наладочных работ, заказ мебели;
в) обеспечение функционирования офиса (организация кофе-поинтов, установка пурифайеров, вендинговых аппаратов с готовыми обедами, перекусами, мороженым), озеленение офиса;
2. Взаимодействие с БТИ и Росреестром при планировке офиса;
3. Опыт обустройства производственных, нежилых помещений (склад, Демозал, комната водителей);
4. Подготовка офиса на период ковидных времен, взаимодействие с Роспотребнадзором;
5. Полное взаимодействие с арендодателем здания (заключение договоров, получение и оформление счетов аренды);
6. Полное взаимодействие со всеми субарендаторами по вопросам хозяйственной деятельности офиса, ремонта;
7. Взаимодействие с офисом в Санкт-Петербурге (заказ мебели, канцтоваров, фруктов);
8. Взаимодействие с клининговой компанией в офисах Группы компаний;
9. Согласование договоров с хозяйственными подрядчиками;
10. Взаимодействие с техническим подрядчиком по обслуживанию офиса:
а) контроль текущего косметического ремонта офиса
б) обслуживание систем кондиционирования и вентиляции офисного пространства;
11. Взаимодействие с подрядчиками по обслуживанию и ремонту оргтехники;
12. Организация работы Службы офисной поддержки с «нуля» (набор персонала);
13. Создание регламентов Службы;
15. Контроль закупки, учёта, хранения и выдачи оборудования;
16. Учет и инвентаризация основных средств и товарно-материальных ценностей;
17. Контроль соблюдения стандартов рабочего места сотрудников;
18. Создания комфортных зон для отдыха сотрудников (зеленая лаундж-зона, кабинет с массажным креслом);
19. Работа с операторами мобильной связи (выдача корпоративных сим-карт, переоформление личных номеров на корпоративные тарифы, подключение роуминга);
20. Контроль технического обслуживания автомобилей, стоящих на балансе компании;
21. Помощь в организации корпоративных мероприятий (взаимодействие с PR службой);
22. Взаимодействие с водителями компании (создание авансовых заявок, подготовка отчетов, контроль обслуживания ТО, оформление ОСАГО, КАСКО);
23. Составление годового бюджета службы;
24. Составление годового бюджета по обеспечению офиса;
25. Поддержка корпоративных мероприятий на уровне административно-хозяйственных вопросов;

1. Обеспечение аптечной сети необходимыми для полноценного функционирования средствами (заказ и система учета канцтоваров, мебели, ковриками для входной группы);
2. Контроль за работой клининговой компании, обеспечивающей уборку в аптеках;
3. Оформление аптечной сети рекламными конструкциями (вывески, световые панели);
4. Взаимодействие с типографиями;
5. Контроль работы курьера и водителя, составление маршрутов движения;
6. Работа с транспортными компаниями;
7. Заключение договоров с поставщиками и подрядными организациями, поиск лучших предложений;
8. Обеспечение офиса, поддержание необходимого порядка для нужд офиса (заказ канцтоваров, мебели, контроль за клининговой компанией);
9. Ведение документооборота (регистрация входящих и исходящих писем, приказов компании);
10. Ведение системы отчетности в 1С.