Главный специалист по администрированию процессов

Работа в Российской многопрофильной компании, являющейся признанным лидером в области общественного питания и сервиса, более 40 000 квалифицированных сотрудников.

Координация документооборота по Финансовому департаменту Компании (договоры, заявки на оплату, обработка первичной документации, служебная документация);
Протоколирование совещаний, контроль исполнения поручений;
Работа в программах 1C ERP, 1С Документооборот, BPM-система «Первая Форма», Диадок;
Взаимодействие с контрагентами, контроль исполнения договорных обязательств;
Работа с первичной документацией (договоры, акты, счета, счета-фактуры);
Техническая, административная, организационная поддержка руководителя;
Выполнение личных поручений Руководителя;
Travel-поддержка, планирование и формирование рабочего графика Руководителя;
Взаимодействие с подразделениями Группы компаний по вопросам финансово-экономической деятельности (в т. ч. регионы России, Армения);
Проведение инвентаризаций в 1С ERP, учет и контроль остатков в 60 подразделениях военного питания (более 80 артикулов на одно подразделение)
Достижения:
- ежемесячно обрабатывались отчеты по 60 подразделениям военного питания и вручную вносились учетные данные в 1С: ERP, что позволило принять своевременные меры по списанию излишков товаров, выявлению пересортицы товаров, списанию недостач.

Оптимизация документационных процессов, аудит подразделений на наличие и дальнейшую централизацию делопроизводственных процессов.
Работа с ЭДО, EDI (Сфера Курьер, СБИС, Диадок, Сфера EDI, Directum), формирование и проработка бизнес-требований для качественного функционирования систем, тестирование.
Ведение проектной работы (написание заявок на проект, формирование БТ as is, to be, ТЗ/ЧТЗ), бюджета проекта.
Автоматизация отчетности (финансы, логистика, продажи) на базе PowerBI, формирование дашбордов.
Описание бизнес-процессов в определенных алгоритмах (в т. ч. в Visio), нормативное закрепление ответственности, построение административного каркаса путем разработки необходимой нормативной базы.
Формирование заключения о качестве системы управления подразделения на основании проведённого административного аудита и выявленных несовершенствах.
Внедрение комитетов в Дивизионе, популяризация положений о комитетах, проведение аттестаций среди участников комитетов на знание положений о комитетах.
Обучение сотрудников работе с Информационными системами Компании, с системами ЭДО.
Ведение договорной работы с контрагентами Компании (договоры поставок, соглашения NDA и т. д.)
Организация совещаний, оповещение необходимых участников, контроль выполнения задач по результатам проведенных мероприятий.
Работа с 1С по направлениям: бюджетирование, документооборот, табелирование, управление торговлей.
Расчёт премиального фонда сотрудников, разработка системы мотивации для коммерческого и некоммерческого персонала.
Подготовка необходимых документов для предоставления социальных компенсаций сотрудникам, дополнительных выплат к з/п.
Ведение штатного расписания и организационной структуры подразделения (более 100 человек), ввод и вывод штатных единиц.
Достижения:
- благодаря работе в проекте “Переход контрагентов на ЭДО” было переведено более 100 контрагентов на ЭДО с Компанией практически за месяц, что позволило выстроить оперативную коммуникацию с контрагентами, наладить обмен первичными документами и обеспечить своевременную поставку товаров;
- автоматизировано около 10 отчетов (проект) по направлениям: продажи, финансы, логистика, на базе Power Bi, что позволило своевременно проанализировать продажи, прибыль Компании, причины простоя транспорта, и своевременно принять управленческие решения для эффективности бизнеса;
- разработано более 30 нормативных документов (должностные инструкции, локально-нормативные акты, регламенты, инструкции, положения о мотивации сотрудников, программы обучения, схемы бизнес-процессов по нотации BPMN в Visio и пр.).

Организация эффективной работы отдела. Обеспечение единых и высоких стандартов работы сотрудников, проведение стандартизации процессов.
Контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
Организация, координация, контроль, реализация работ по документационному обеспечению учреждения и совершенствование системы.
Настройка и отладка процессов по использованию и масштабированию ЭДО, ускорение подписания и согласования и т. д. и т. п.
Взаимодействие с правоохранительными и надзорными органами.
Работа с жалобами и обращениями граждан. Председатель комиссии по работе с обращениями граждан.
Организация, контроль и ведение секретного делопроизводства. Коммуникация с Федеральной службой безопасности по вопросам допуска сотрудников к государственной тайне. Формирование заключений об осведомленности сотрудника в сведениях, составляющих государственную тайну, и возможности выезда за границу.
Организация совещаний и переговоров, ведение протоколов, контроль исполнения принятых решений, проверка результатов поставленных задач.
Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой на год, обеспечение их сохранности и сдачу в установленные сроки в архив.
Формирование электронного архива учреждения.
Оформление документов экспертной комиссии по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Ведение табелей учета рабочего времени сотрудников.
Работа с документами ограниченного распространения (дсп).
Организация и проведение закупочной деятельности для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ).
Достижения:
- более 30 000 обработанных документов за квартал (входящие, исходящие, секретное делопроизводство);
- более 200 обращений в месяц, сократилось практически в 2 раза, благодаря Председательству в Комиссии по рассмотрению обращений граждан;
- оформлено более 30 допусков к гос. тайне.

Работа с личным составом (выдача справок, приглашений, информирование и оповещение личного состава о различных мероприятиях).
Делопроизводство, в т. ч., в системе электронного документооборота (СЭД).
Проведение подписной компании в аппарате Главного управления и учреждениях ГУФСИН.
Анализ исполнительской дисциплины сотрудников, отчетность.
Подготовка материалов для встречи руководства Управления по работе с личным составом.
Ведение архива документов.
Организационное и документационное сопровождение процесса поощрения работников.