Руководитель/Гл. специалист

Ведение документооборота по проектам. Знание правил и стандартов ведения документооборота, учета и хранения, работа с ДСП документацией.
Понимание специфики взаимодействия с органами государственной власти‚ первыми лицами компаний.
Подготовка/сбор аналитических данных/документов для проведения совещаний. Ведение протокола мероприятия. Контроль исполнения. Разработка графиков контрактации по Проектам/Договорам. Сбор/подготовка данных для ГПЗ. Проведение закупочной процедуры согласно стандартам Госкорпорации. Управление изменениям процесса согласования\Подписания\Обработка Договоров. Контроль корректности документов для оплаты в ПЭО (план/факт). Обеспечение документооборота в Единой Отраслевой Системе Документооборота ЕОСДО. Взаимодействие с подрядчиками/заказчиками. Обеспечение исполнения контрольных поручений, поступающих в адрес Руководителя проекта. Ведение деловой переписки‚ в т.ч. с органами государственной власти (написание официальных писем, служебных записок).

Подготовка и проведение протокольных мероприятий в рамках компании. Обеспечение работы подготовительных групп при приеме делегаций. Ведение документооборота полного цикла в компании по организационно-распорядительным документам в ЭДО, 1С ERP, СRM в разрезе организаций. Оптимизация и автоматизация процессов по документационному обеспечению. Контроль обработки согласования всех видов документов в рамках бизнес-процессов компании.
Консультирование, обучение сотрудников по работе с программными продуктами 1С ДО, ERP, СRM. Организация работы отдела. Взаимодействие с другими отделами в работе с документооборотом. Формирование ежемесячной отчетности. Выверка, отслеживание не закрытых контрактов. Выявление нарушений условий договоров куратором договора. Усовершенствование процессов электронного документооборота.
Создание архива компании, структурирование, комплектация архивных документов.
Административно-хозяйственное сопровождение. Организация работы с водительским персоналом для нужд руководителя состава.

Организация работы документооборота и контроля между подразделениями и сторонними организациями. Внедрение программных продуктов Битрикс 24, 1С ДО, ERP.
Контроль над правильным формированием, составлением документов. Отражением их программе. Оформление правильного хранения архивных дел. Формировать электронного архива.
Разработка внутренних документов для оптимизации, усовершенствования работы компании. Написание ТЗ регламентирующих деятельность в области делопроизводства и документооборота, инструкций для пользователей программы. Ведение отчетности по контролю исполнения поручений Генерального директора.
Постановка задач разработчикам IT-продуктов.

Исследования по изучению рынка и потребностей покупателя. Анализ деятельности конкурентов. Участие в формирование маркетинговой стратегии. Разработка и организация создания презентационной площадки для просмотра объектов.
Подготовка, проверка пакета документов, направляемых в Росреестр. Ведение графиков, реестров заключенных договоров, а так же исполнения сроков оплаты. Разработка системы обмена информацией с отделом продаж и другими отделами. Ведение базы данных CRM. Подготовка аналитической информации продаж для совета директоров.

Регистрация доходных операций в управленческой системе. Участие в согласовании договоров в части сроков и условий расчетов. Ведение, контроль бухгалтерского учета операций, эквайринг. Проведения казначейских операций. Банк-формирование платежей на оплату, разнесение выписок в программе 1С. Авансы, ТМЦ, сверка взаиморасчетов с контрагентами. Сбор документов, проверка правильности их оформления. Участие в инвентаризации, контроль за проведением.
Ведение кадрового делопроизводства (контроль штатного расписания, составление графика отпусков. Ведения табеля учета рабочего времени. Организация системы движения документов по персоналу и т.д.). Опыт работы с аутсорсинговыми компании (взаимодействие по бухгалтерии).

Организация эффективного взаимодействия всех структурных подразделений. Ведение и предоставление собственнику отчетов по всем направлениям деятельности компании.
Контроль исполнения поручений, выполнения поставленных задач, проверка корректности отчетов от сотрудников. Участие в разработке и реализации стратегии развития. Отбор, заключение договоров с поставщиками, контроль поставок. Формирование бюджета.
Подбор сотрудников узкой специализации, формирование эффективной команды, участие в разработке и оптимизации системы мотивации персонала, обучения и аттестации.

Решение административных и организационных вопросов, связанных с функционированием компании. Выстраивание бизнес-процессов, внедрение регламентов и процедур, написание инструкций. Контроль операционной деятельности: логистика, бухгалтерия, финансы, персонал. Планирование расходов (План/Факт) по направлениям деятельности. Контроль затрат в 1С. Формирование, предоставление регулярной отчетности.
Разработка маркетинговых решений для продвижения продаж. Организация рекламных проектов.
Проверка пакета документов (договоров) направляемого для контрагентов. Ведение базы данных в CRM системы. Контроль правильности ведения документооборота, исполнением контрактов, выполнения работ. Взаимодействие с контролирующими организациями. В подчинении 6 человек.

Административное и организационное сопровождение деятельности Аппарата руководителя.
Контроль над исполнением решений заместителей Председателя Правления. Организация, контроль работы секретариата по документационному обеспечению и архивному делу компании. Автоматизация документооборота (внутренний и внешний документооборот), регистрация, подготовка, рассылка, хранение.
Составление и подготовка деловых писем, презентаций.
Ведение личной бухгалтерии руководителя, поддержание деловых контактов с партнерами/клиентами.
Организация переговоров, собраний компании. Протоколирование. Сбор, анализ, подготовка необходимых материалов для проведения рабочих совещаний.
Обеспечение доведения решений и поручений руководителя до непосредственных исполнителей.
Контроль исполнения решений и поручений.
Осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
Оформление виз, организация командировок и путешествий, заказ билетов, гостиниц, чартерных рейсов, такси, вип-залов, трансферов, выстраивание маршрутов.
Решение административно-хозяйственных вопросов. Переводы писем (русский, английский).

Полное ведении нескольких ИП, ООО на УСН. Расчет зарплаты, начисление налогов с ФОТ. Банк. Кадровый учет в полном объеме: прием, увольнение, больничные листы, перевод.
Прием, обработка и контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств. Авансы.
Взаиморасчеты с поставщиками/покупателями.