Секретарь-референт / Персональный ассистент

• Расчетно-кассовое обслуживание клиентов (физические/юридические лица);
• открытие и ведение и текущих и депозитных счетов физических лиц;
• осуществление переводов с открытием и без открытия счета;
• осуществление переводов в системах «Контакт», «Золотая Корона»; WU
• знание нормативной базы: 28 - И, 385 - П, 115 - ФЗ, 222 - П;
• формирование выписок для клиентов
• идентификация клиента (во исполнение Федерального закона 115 - ФЗ от 07. 08. 2001 г. )
• консультирование клиентов (юридических и физических лиц) по продуктам и услугам Банка;
• формирование, сшив документов дня;
• формирование рейса (квитовка документов)
последний рабочий день согласно уведомления 30. 04. 2014 г.

Обязанности: Принята 12. 04. 10 г. на позицию Персонального ассистента Председателя Правления
Переведена c 01. 04. 11 на позицию Начальник Управления Делами.
в подчинении 3 отдела: секретариат, отдел кадров, хозяйственный отдел.
- Выполнение личных поручений руководителя,
- Организация работы приемной.
- Контроль своевременного исполнения поручений руководителя.
- Ведение рабочего календаря рук - ля.
- Прием документов на подпись, их дальнейшее распределение.
- Регистрация, учет, систематизация вх. /исх. корреспонденции, внутренних документов.
- Разработка организационно - распорядительной документации (приказы. распоряжения, положения, регламенты, должностные инструкции).
- Умение работать с конфиденциальной информацией
- Взаимодействие с структурными подразделениями банка, координация работы.
- Опыт проведения совещаний,
- Доведение решений Руководителя по структурным подразделениям,
- Координация работы (компании) учредителя банка.
- Делопроизводство в банке,
- Документооборот по банку,
- Ведение телефонных переговоров
- Фильтрация информационных потоков (внутренних и извне)
- Координация работы: секретаря, курьера, технического персонала, водителя.
- Знания в области прохождения платежей, первичной бухгалтерии, кадрового делопроизводства
- Организация банкетов
- Совмещение по позиции Ведущий специалист отдела кадров.
Частичное ведение кадрового делопроизводства (формирование л/д, оформление т/к, ведение книги учета движения т/к, оформление трудовых контрактов, штатное расписание, подбор персонала в соответствии с квалификационными требованиями.
- Оформление загранпаспортов (МИД)
- Взаимосвязь с ЦБ, (налоговыми и силовыми структурами, хозяйственными и муниципальными службами)
- Хоз. обеспеч. офиса (буфетное обслуживание Топ - состава, обеспечение и заказ: канц. принадлежностей, воды, кофе и сопутствующих товаров), оформление авансовых отчетов
- Почтовое обслуживание, нотариальное сопровождение.

- Административная, информационная поддержка группы управляющего состава,
- руководство 1 - ой приемной,
- взаимодействие со структурными подразделениями Банка,
- координация работы линейного персонала (курьерская служба, офисные водители),
- оформление пропусков для посетителей,
- организация кофе - пауз,
- организация приема посетителей,
- ведение и отслеживание документооборота по основной деятельности,
- распределение информационных потоков извне и внутри компании,
- контроль за исполнением поручений руководителя,
- распределение документопотока внутренней документации, входящей/исходящей корреспонденции,
- ведение телефонных переговоров,
- консультационные услуги, распределение звонков,
- плотное взаимодействие с операционным отделом:
(выписка справок по остаткам на р/с, в т. ч. в ИФНС (МИФНС), работа с решениями о приостановлении/возобновлении операций на р/с (ведение базы данных),
- самостоятельное распределение поступающей документации по структурным подразделениям Банка.
- взаимодействие с отделениями ЦБ.

Старший секретарь - референт Управления делами/Персональный ассистент Управляющего.
Причина увольнения: смена собственников, административной команды.
Возможно предоставление рекомендаций.
- руководство приемной (в подчинении 2 секретаря),
- планирование рабочего дня Управляющего Банком, административная, информационная поддержка группы управляющего состава,
- административная поддержка топ - менеджеров VIP - зоны (8 человек),
- выполнение личных поручений руководителя, взаимодействие с структурными подразделениями Банка,
- координация работы линейного персонала (курьерская служба, офисные водители, обслуживающий персонал),
- организация кофе - пауз,
- организация приема посетителей,
- ведение и отслеживание документооборота по основной деятельности,
- распределение информационных потоков извне и внутри компании, - контроль за выполнением поручений руководителя,
- контроль за исполнением сроков выполнения находящейся в производстве документации,
- распределение документопотока внутренней документации, входящей/исходящей корреспонденции,
- ведение телефонных переговоров,
- консультационные услуги, распределение звонков,
- планирование/организация встреч,
- планирование закупок (буфетное обслуживание) для административного состава, (отчетность),
- помощь в подготовке праздников, дней рождений,
- взаимодействие с отделениями ЦБ РФ.

Полное сопровождение деятельности руководителя, взаимодействие со всеми структурными подразделениями комплекса, ведение делопроизводства по основной деятельности, телефонные переговоры, консультация клиентов.

Организация работы архитектурного отдела. Прием посетителей. Ведение базы по работе с физическими лицами, расчет стоимости перепланировок: квартиры, ИЖС, контроль за согласованием проектов, получение окончательного продукта для потребителя.

Технические машинописные работы в строительной фирме. Печать технической документации (сметы, акты, договоры). Делопроизводство, ведение клиентской базы, телефонные переговоры, организация работы в офисе.