Помощник руководителя

-Планирование рабочего дня руководителя (ведение расписания, организация и координация встреч, совещаний, поездок)
- Приём и распределение телефонных звонков, организация проведения телефонных переговоров руководителя, передача служебной информации руководителю, фиксирование в его отсутствие полученной информации
-Информационно-справочное обслуживание руководителя (оперативный поиск и предоставление требуемой информации, фиксирование и предоставление рабочей информации, свежая пресса) - Делопроизводство, деловая переписка - Помощь в организации поездок руководителя и членов его семьи(оформление виз (сбор всех необходимых для посольств документов и заполнение анкет), бронирование гостиниц)
- Взаимодействие со смежными подразделениями компании в пределах своей компетенции
- Организация встреч, заседаний, совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, бронирование переговорных, заказ пропусков, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня) - Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения срочных документов, писем, служебок поступающих от сотрудников
- Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача её в соответствии с принятым решением исполнителям -Приём и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись - Отправка писем, документов, взаимодействие с канцелярией и курьерами банка
-Организация материально-технического обеспечения кабинета и приёмной руководителя, создание условий способствующих эффективной работе руководителя - Участие в административно-организационных вопросах(организация проведения дня рождения руководителя, контроль дней рождений сотрудников и организация поздравлений) - Хозяйственная поддержка руководителя(заказ канц. товаров, покупка чая, сладостей)
-Прием гостей руководителя (заказ пропуска, встреча, чай, кофе)
- Контроль выполнения поручений руководителя
- Выполнение поручений служебного и личного характера.

Секретарь-референт операционного зала:
- организация встреч клиентов банка: заказ пропуска, бронирование переговорной, встреча клиента, ориентирование клиентов опер.зала, чай, кофе для клиентов банка)
- работа с документами: распределение документации отделов по необходимым инстанциям, регистрация и отправка корреспонденции.
- Контроль за надлежащим состоянием операционного зала (переговорных комнат, офисного оборудования, коммуникаций) при необходимо вызов требуемого специалиста.

- Работа с мини АТС: телефонные звонки, фиксирование и передача служебной информации руководству и сотрудникам компании.
- Обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
- Работа с орг техникой: факс, принтер, сканер.
- Подготовка совещаний проводимых руководителями (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, протоколирование мероприятия).
- Прием гостей компании (пропуска, ориентирование, встреча, напитки, угощения).
- Travel поддержка руководителей и сотрудников: визовая поддержка, заказ авиабилетов, бронирование гостиниц в том числе за рубежом.
- Административно-хозяйственная поддержка офиса (взаимодействие с эксплуатационными службами, арендодателями, организация и оснащение рабочих мест сотрудников, закупка техники, мебели, расходных материалов, канцелярии, продуктов; координация и контроль работы курьера, уборщицы, водителей, контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций).\
- Организация корпоративных поздравлений (от идеи подарков до вручения).
- Организация поздравлений внутри компании.
- Поиск сотрудников в компанию.
- Ведение странички компании в соц.сети Facebook.
- Регистрация и размещение новостей рекламного характера на различных нефтегазовых порталах.
- Помощь менеджеру по продажам (подготовка предложений и их отправка, подготовка ответов на входящие заявки, составление таблицы потенциальных клиентов и холодный обзвон).
- Выполнение поручений руководителей служебного и личного характера.