Ассистент руководителя

контроль наличия договоров;
прием внутренних заявок для ТО ТЦ;
переписка по электронной почте прием и оформление бух. документов по выполненным работам, в том числе контроль денежных расходов ТО;
оформление документов по внутренним испытанием;
документация по списанию оборудования;
содержание в порядке строительной документации и документации на оборудование;
контроль документации по выполнению регламента;
ведение журналов;
оплата коммунальных платежей по энергоснабжению организации и ведение статистики;
графики и табели ТО ТЦ;
подготовка отчетов для ЦО;
подготовка гарантийных писем, доверенностей.

оформление клиентских карт;
рекламация;
консультирование клиентов;
работа в программе WaWI.

планирование рабочего дня руководителя;
организация встреч /совещаний;
протоколирование совещаний;
распределение входящей/исходящей документации;
учет документооборота;
координация работы;
бронирование/заказ билетов/гостиниц;
выполнение личных поручений руководителя;
организация выставок и проведение их.

Специалист отдела ДОУ:
проведение аудита документов;
ведение электронного журнала документов;
согласование документов (сбор виз);
ведение телефонного справочника Компании (Головной офис);
ежедневная выгрузка обновлений тел.справочника в общий доступ из SAP;
еженедельная рассылка по структурным подразделениям действующего телефонного справочника для внесения изменений;
внесение полученных изменений в SAP;
контроль за своевременным внесением изменений в тел. справочники филиалов;
отправление исходящей корреспонденции Компании (почта России); ведение электронного журнала‚ электронных и бумажных списков отправлений;
контроль за своевременной оплатой счетов и своевременным предоставлением Почтой России документов первичной бухгалтерской отчетности;
отправка данных документов курьерами офиса и контроль за их работой;
организация подписки на СМИ;
отправка посылок и отслеживание их отправки через компанию UPS;
оформление договоров с компаниями;
подписка журналов и корреспонденции (введение журнала‚ оплата по безналичному расчету‚ контроль первичных документов)
секретарь-делопроизводитель:
обработка документов (порядка 800 тт.);
первичное распределение документов по подразделениям;
ввод данных о поступившей корреспонденции в реестры подразделений‚ внесение информации в сводный ежедневный реестр;
сортировка платежных квитанций и реестров