Помощник руководителя

Частный репетитор, в свободное время занимаюсь самообразованием.

Обязанности личного помощника:
- ведение личного расписания генерального и исполнительного директоров, оперативное информирование о времени встречи, согласование даты и времени встречи;
- чай, кофе для руководителя;
- Travel support руководителя и членов его семьи;
- оперативное решение всех вопросов по техническому обеспечению деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов, бронирование столиков, организация встреч, переговоров и др.);
- оперативное выполнение личных поручений генерального и исполнительного директоров (покупка билетов на концерт, аренда машины, запись к врачу и т.п.);
- осуществление сбора материала и информации, необходимых генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
- работа с конфиденциальной информацией;
- организация командировок.
Обязанности офис-менеджера:
- прием и распределение звонков;
- заказ пропусков для гостей;
- встреча гостей и партнеров;
- составление писем, приказов и иных документов по запросу руководителей;
- осуществление звонков по запросу сотрудников и руководителей;
- работа с оргтехникой (сканирование, ксерокопирование и т.п.);
- сбор документов на подпись генеральному директору, проверка правильности их оформления, последующая их передача или пересылка контрагентам или архивирование в папки по принадлежности;
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, питьевой воды, снеков и т.п.);
- общение с поставщиками услуг (интернет, телефония, такси и т.п.);
- заказ такси для сотрудников;
- бронирование переговорных комнат;
- помощь сотрудникам в составлении документов для клиентов, их подписание и отправка адресату с дальнейшим отслеживанием статуса;
- отправка и получение почтовой корреспонденции через курьерские службы;
- регистрация входящей/исходящей документации;
- визиты в налоговую и иные государственные службы для передачи и получения необходимых документов;
- формирование отчета по расходам по корпоративным картам;
- заказ визиток и сувенирной продукции с логотипом компании;
- помощь в адаптации новых сотрудников;
- поиск информации по запросу сотрудников.
Достижения: полностью организовала переезд офиса, от плана расстановки мебели и поиска компании для переезда до организации работы офиса на новом месте (площадь 40 кв.м, 9 человек); разработка проекта внедрения "облачного офиса" Office 365.

- Приём и распределение звонков;
- Подготовка визита, встреча и полное сопровождение иностранных гостей ( в т.ч. первые лица компаний);
- Подготовка и отправка документов через «Почту России» и курьерские службы;
- Архивирование документов, ведение реестра документов;
- Регистрация входящих и исходящих документов в журналах регистрации;
- Сбор документов на подпись генеральному директору с последующей передачей исполнителям или архивирование в папки по принадлежности;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ расходных материалов, работа с обслуживающими компаниями и т.п.);
- Внесение данных в 1С (новые сотрудники, контрагенты, доп. информация по контрагентам и т.п.), Google - календарь;
- Письменные переводы для сотрудников и пресс-релизов для сайта (с/на английский язык);
- Звонки по телефону и переписка на английском для сотрудников, не говорящих на иностранном языке;
- Работа с переводческими агентствами, оценка перевода;
- Подготовка документов на английском языке;
- Протоколирование совещаний;
- Инструктаж новых сотрудников по трудовому распорядку и работе в офисных программах;
- Не сложная техническая помощь сотрудникам ( настройка программ, объяснение работы и пр.), в том числе в паре с удаленным системным администратором;
- Выполнение разовых поручений руководителей;
- Организация рабочего места для новых сотрудников;
- Travel-поддержка руководителей и сотрудников ( Россия и Европа);
- Подготовка и подача документов на визу.

- Подготовка и контроль документов для подписи руководителями компании;
- Организация и контроль встреч сотрудников с руководителем;
- Выполнение поручений руководителя;
- Делопроизводство;
- Деловая переписка на английском языке с иностранными поставщиками.;
- Заказ образцов продукции у иностранных поставщиков, с последующим их таможенным оформлением;
- Перевод с английского языка специальных текстов: инструкций, технических данных на расходные материалы и т.п.
- Помощь менеджерам в общении с англоязычными заказчиками;
- Ведение сопутствующих дел (например, поиск и заключение договора со страховой компанией)
- Подготовка аналитических отчетов по заданным параметрам из 1С: Бухгалтерия.

Работала в должности учителя английского языка в сельской школе, детском саду и детском образовательном центре.