Ассистент департамента

Ассистирование Генеральному директору компании (англичанину), выполнение личных поручений. IT поддержка офиса, ведение базы IT оборудования компании, ежедневная проверка состояния серверной комнаты.
Медицинское страхование сотрудников компании, аттестация рабочих мест; отслеживание исполнения требований по охране труда.
Подготовка приказов в 1С, организация командировок для сотрудников компании: билеты ж/д и авиа, ведение отчётности.
Подготовка документов на оформление виз сотрудникам компании и приглашений для коллег из Европы.
Оформление документации на сотрудников для подачи в УФМС.
Взаимодействие с контрагентами; подготовка двуязычных договоров на поставку товаров и аренду оборудования с клиентами в России, с клиентами из Европы (ближнее СНГ), обновление базы договоров, отслеживание, архивирование.
Составление форм Статистической отчётности в таможенные органы при экспорте заказов заграницу.
Помощь Аутсорсинговой компании в выполнении текущих бухгалтерских обязанностей.

Ведение документооборота, рабочих протоколов, отчётности по командировкам сотрудников департамента.
Переписка с иностранными коллегами из офиса в Лондоне, бронирование авиа/ж/д билетов, оформление документов на получение виз и приглашений руководителям. Оформление договоров, согласование условий с собственниками и подписание актов, тех.заданий.
Работа в CRM по ведению контактов, закрытию сделок, передачи рефераллов в системе и т.д.
Подготовка отчётов в CRM, Excel, прогнозы продаж за 1-3 месяца.
Назначение внутренних и внешних встреч с руководителем, регистрация на семинары, тренинги, мероприятия.
Организация фотосъёмок с собственниками и фотографом.
Ведение графика дежурств консультантов, рабочего табеля департамента из 45 человек.
Координация водителя руководителя, периодические задания на перевод документации, подготовка презентаций, ведение расходов департамента.

Размещение заказов клеевой продукции в Швецию, поддержка клиентов по наличию продукции, срокам, ценам; подготовка договоров.
Контроль товарных запасов на складе в 1С 7.7, 8.2 (приход, расход, остатки, сроки годности, сроки производства).
Ведение дебиторской задолженности по клиентам, прогнозов продаж, рентабельности/прибыльности и др.
Организационная поддержка руководителю, департаменту отдела продаж на получение виз, приглашений коллегам и иностранным партнёрам; бронирование билетов, , такси, трансферов.
Организация выставок в Москве, бизнес-мероприятий в Москве, Санкт-Петербурге.

Подготовка аудиторий к рабочим совещаниям, ведение рабочих протоколов.
Обработка/регистрация и контроль финансовой документации (акты выполненных работ, договора, доп. соглашения, дополнения).
Координация служебных водителей, контроль пропускной системы легковых и грузовых машин на территорию Сколково.
Помощь в организации деловых встреч/мероприятий, в том числе и с иностранными гостями, фотографами, студентами.

Размещение заказов на фабрики, переговоры,переписка с иностранными поставщиками (Европа,Китай).
Планирование и контроль авто/контейнерных отгрузок и доставок на склады в Москве, анализ каждой поставки. Ведение документооборота (проформы, бэкодерс, инвойсы, упаковочные листы, отгрузочные документы), ведение рекламаций с поставщиками, взаиморасчётов с поставщиками и заказчиками в Москве.
Отслеживание наличие товара на складе, резервов в 1С 7.7, оприходование товара, формирование сроков гарантии на косметику.
Посещение международных выставок в Москве.

Ведение переговоров с иностранными поставщиками “Horeca” (англо и франкоязычные), ведение документооборота; выполнение поставок и оплат вовремя.
Формирование и контроль ценообразования, учитывая промакции.
Решение вопросов с браком, недопоставкой, контроль складских запасов/продаж, резервов под клиентов.
Подготовка и подача документов для сотрудников компании на получение виз в Европу.
Организация трансферов, такси для руководителей и партнёров компании, бронирование .

Контроль подростков в детских центрах; организация досуга (праздничные мероприятия, игры, конкурсы, спортивные мероприятия).
Создание мотивации, процесса вовлечённости в творческую работу, открытости и расположению в беседе.
Ежедневное подведение итогов.