Секретарь-референт

Секретарь, помощник руководителя (экспат) высшего звена (Дирекция Розничных Продаж), работа в паре со вторым секретарем. Прием и распределение входящих звонков. Прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т. п.), сканирование документов. Сбор информации из подразделений Компании по заданию руководителя к определенному сроку (ведение реестров). Контроль за исполнением поручений руководителя подразделениями. Подготовка заседаний/совещаний (оповещение участников о времени/месте проведения/повестке дня заседания/совещания). Пpием документов на подпись руководителю. Организация хранения и передачи исполненных документов. Составление заявок на оплату счетов (реклама, закупка торг. оборудования) Выполнение разовых поручений руководителя. Подготовка совещаний/деловых встреч (бронирование конференц-залов). Организация поездок (бронирование и заказ билетов, гостиниц). Ежедневная подготовка и отправка информации в подразделения Компании (информационные письма, распоряжения, рекламные акции и т.д.)
Решение проблем, возникающих в магазинах при проведении рекламных акций (работа с подразделениями, коммуникация подразделений с отделом маркетинга, рекламным отделом, службы IT). Координация работы магазинов и служб офиса при решении проблем. Решение проблем несоответствия данных (цены, тех.данные) в рекламных материалах и информационной системы Компании (рекламный отдел, отдел маркетинга, IT и т.д.). Решение проблем, связанных с работой сотрудников банков в магазинах.
Координация работы демонстраторов в магазинах. Заключение договоров (магазин – контрагент), контроль прохождения документов.
Замещение руководителя на период его отпусков.