Секретарь

Основные обязанности:

- Работа с входящей и исходящей документацией. Прием документов на подпись руководителю, проверка правильности их оформления.
- Делопроизводство в полном объеме: подготовка писем, служебных записок, приказов, актов, положений и прочей организационно-распорядительной документации предприятия.
- Передача документов в структурные подразделения предприятия в соответствии с резолюцией руководителя. Контроль за исполнением поручений руководителя.
- Выполнение отдельных служебных поручений по просьбе руководителя.
- Административная поддержка руководителя и сотрудников предприятия. Передача документации, поступающей от сотрудников предприятия, на согласование в структурные подразделения, входящие в контур Группы Компаний, а также внешним контрагентам. Контроль за согласованием документации до стадии утверждения. Организация архивного хранения документов.
- Организация совещаний. Оповещение участников о времени, месте проведения совещаний, повестке дня. Ведение протоколов совещаний. Ведение общего реестра протоколов совещаний. Контроль за исполнением поручений, поставленных на совещании.
- Оформление пропусков на гостей. Заказ пропусков на новых сотрудников. Встреча и сопровождение посетителей. Чай/кофе.
- Ведение табелей учета рабочего времени администрации. Контроль своевременной подачи табелей от руководителей структурных подразделений.
- Оформление ежегодного графика отпусков. Проверка заявлений на отпуска, поступающих руководителю, на соответствие с графиком отпусков.
- Заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, инвентаря, чая, кофе, питьевой воды для офиса администрации.
- Копирование, сканирование, рассылка документов электронной почтой, почтой России.
- Прием и перераспределение телефонных звонков, работа с мини-АТС. Прием и передача факсимильных сообщений.
- Контроль оплаты счетов - по просьбе руководителя.
- Активное взаимодействие со службой персонала по вопросам приема/перевода/увольнения сотрудников, подготовка внутренних документов по запросу службы персонала.
- Активное взаимодействие с бухгалтерией, экономическим отделом, производственными, технологическими, сервисными и другими отделами предприятия по решению текущих и долгосрочных вопросов.

Дополнительные обязанности:

Выполняла совмещение обязанностей экономиста в период отсутствия штатной единицы:
- Ежемесячное планирование бюджета закупок оборудования, расходных и вспомогательных производственных материалов, канцелярских товаров на производство.
- Оформление заявок на закупку товарно-материальных ценностей (работа в 1С УПП 8.3, Казначейство - первичные навыки)
- Проведение инвентаризации основных средств. Обновление инвентарных книг, учет поступления/выбытия имущества.
- Разовые поездки в налоговую инспекцию для подачи документов на основании встречных проверок - по поручению руководителя.