Менеджер по документационному обеспечению и контролю

Использование системы обработки заказов, включая перенаправление заказов соответствующим исполнителям, обеспечивать поддержку Справочного стола службы поддержки (отвечать на звонки с заявками на работы, обрабатывать письма, заполнять заявки на выполнение работы, направлять заявки для их последующего выполнения, отслеживать их выполнение, архивировать заявки на работы и обеспечивать своевременное предоставление отчётов руководству). Вести второстепенную техническую поддержку и дополнительную поддержку, как положено для всех направлений службы поддержки. Помощь супервайзеру Олимпийской и Паралимпийской деревни в сборе, управлении и передачи соответствующей информации руководителям Деревни и в главный операционный центр в офисе «Оргкомитета Сочи-2014». Отслеживание операционных вопросов, управление ими и их решением (данный процесс включает коммуникационную поддержку и поддержку в отслеживании возникающих вопросов для ликвидации ЧС при необходимости). Поддержка Олимпийской и Паралимпийской деревни и отделов функционирования при необходимости, обеспечение работы сервисной службы в Олимпийской и Паралимпийской деревне. Ежедневный осмотр помещений и фиксирование случаев утраты\повреждения имущества в соответствии с установленной Заказчиком процедурой. Передача информации о таких случаях ответственным лицам Заказчика. Проверка присутствия на работе волонтеров, организация замен волонтеров в случае не выхода для оказания услуг. Подготовка отчетов по шаблону Заказчика.

Оформлять документы по приему, переводу и увольнению работников структурного подразделения в соответствии с трудовым законодательством. Предоставлять отчеты о работе с кадрами. Производить прием новых рабочих, знакомить их с правилами внутреннего трудового распорядка и конкретными условиями работы. Контролировать выполнение приказов и распоряжений по кадрам. Своевременное и правильное ведение кадрового делопроизводства, ведение личных дел работающих, своевременно вносить в них изменения и обеспечивать их сохранность. Учет персонала.

Комплектовать структурное подразделение необходимыми кадрами рабочих, РСС (руководители, специалисты, служащие) в соответствии с планом по труду и штатным расписанием структурного подразделения. Размещение информации об открытых вакансиях в СМИ. Самостоятельный поиск резюме подходящих кандидатов. Обзвон, рассылка писем, приглашения на собеседования. Проведение собеседований. Оформлять документы по приему, переводу и увольнению работников структурного подразделения в соответствии с трудовым законодательством. Предоставлять отчеты о работе с кадрами в отдел кадров предприятия. Производить прием в структурное подразделение новых рабочих, знакомить их с правилами внутреннего трудового распорядка и конкретными условиями работы. Проводить профилактическую работу с рабочими, РСС по предупреждению их увольнения из структурного подразделения по собственному желанию. Каждое поданное заявление рассматривать и принимать меры по ликвидации причин ухода. Контролировать работу общественной комиссии по работе с пьянством и алкоголизмом. Регулярно докладывать на рапорте у начальника структурного подразделения о состоянии работы с кадрами, вносить предложения начальнику структурного подразделения о привлечении к административной ответственности мастеров и руководителей участков за ухудшение дисциплины, ослабления работы с кадрами. Контролировать выполнение приказов и распоряжений по кадрам. Своевременное и правильное ведение кадрового делопроизводства, ведение личных дел работающих, своевременно вносить в них изменения и обеспечивать их сохранность. Учет персонала. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя структурного подразделения, принятие поступающей на имя руководителя корреспонденции, осуществление ее систематизации в соответствии с принятым в Обществе порядком и передача после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для рассмотрения в процессе их работы либо подготовки ответа, ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением современных технологий по сбору, обработке и представления необходимой информации, ежегодное составление перечня профессий и должностей работников (в том числе работников централизованных служб), имеющих право на получение СИЗ, составление расчета потребности на СИЗ по профессиям и должностям по структурному подразделению (в том числе работников централизованных служб), имеющих право на получение бесплатной спецодежды, спецобуви, средств индивидуальной защиты, мыла и молока, организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложение работников, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сдачи их в архив в установленные сроки, ведение контрольно-регистрационной картотеки, осуществление контроля за сроками выполнения поручений руководителя, осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания) ведение и оформление протоколов, обеспечение рабочего места руководителя необходимыми материалами, средствами организационной техники, способствующие эффективной работе руководителя, обеспечение сохранности проходящей служебной документации, регистрация, учет, систематизация входящей, исходящей корреспонденции, рассылка документации сотрудникам Общества, отправка корреспонденции через курьерские службы, регистрация, учет локальных нормативных актов Общества, организация контроля своевременного исполнения поручений руководства структурного подразделения,
подготовка сопроводительных писем к документации, составление номенклатуры дел структурного подразделения, формирование дел.
ФУНКЦИИ: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов,
подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями Общества, организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, контроль за исполнением принятых решений, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной.
ДОСТИЖЕНИЯ: Заняла 1 место в конкурсе профессионального мастерства "Лучший по профессии 2012" среди делопроизводителей ОАО НПК "УВЗ"