Помощник руководителя / Офис-менеджер / Секретарь

Ведение офисной документации, организация командировок сотрудников, взаимодействие с арендодателем, договоры, счета, пропуска, технические службы. Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, вода, продукты). Работа с оргтехникой. Работа в программе 1С, оформление заказов клиентов (создание, проведение и их реализация), склад (отчеты по остаткам), заведение (добавление) номенклатуры.

Ведение клиентской базы, переписка с клиентами и контроль получения ответов.
Выполнение разноплановых поручений руководителя (от поиска информации до сбора‚ подготовки и оформления различных документов для государственных и коммерческих учреждений (ФМС‚ УФМС‚ нотариусы и т.д.).
Организация командировок, заказ и бронирование билетов/отелей и т.д.
Отслеживание работы курьеров, водителей, уборщиц, ремонт оргтехники, подготовка к выставкам и т.д. по запросу руководителя.

Организация своевременного документооборота, регистрация, учет и хранение документов. Прием и распределение телефонных звонков по сотрудникам, прием и отправление факсов, выполнение копировальных и множительных работ, печать служебных материалов и ведение базы данных. Имею навыки деловой переписки. Заказ пропусков для посетителей компании, подготовка переговорных комнат. Определение задач уборщице и курьеру и контроль за их выполнением. Взаимодействие с арендодателем. Организовывала участие компании в выставках (выбор и бронирование стендов, обеспечение каталогами и всем необходимым менеджеров на стенде). Ведение первичной бухгалтерии (финансовые отчеты сотрудников, оформление командировочных), заказ авиабилетов и гостиниц, учет и исполнение всех хозяйственных нужд компании.

Фактически исполняла все обязанности секретаря и офис-менеджера представительства. Прием и распределение телефонных звонков, прием и отправка факсов, планирование рабочего дня руководителя, ведение и анализ бухгалтерских документов (расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, путевые листы водителей), работа с оргтехникой (сканер, копир), печать служебных документов, обеспечение документооборота (входящие, исходящие, хранение документации).
Бронирование гостиниц, полное жизнеобеспечение офиса всем необходимым. Выполнение служебных и личных поручений генерального директора. Прием посетителей.

Печать сметной документации, обработку которой производила на ЭВМ. Взаимодействие со сметным отделом.