Ассистент

- Планирование рабочего дня руководителя (организация встреч с клиентами)
- Взаимодействие с клиентами – юридическими лицами (помощь в переговорах (в том числе и на английском языке), координирование проектов по продлению, переподписанию договоров, подписание дополнительных соглашений, прочие контакты)
- Подготовка необходимых документов для клиентов (проекты договоров (двуязычные договора с клиентами), процедурных соглашений, дополнительных соглашений)
- Организация промо-акций и семинаров (подготовка материала для семинара, поиск помещения для проведения, регистрация участников и сбор информации, координирование самого мероприятия)
- Взаимодействие с другими отделами компании
- Выполнение прочих поручений руководителя (например, закупка подарков для клиентов)
- Регулярное замещение сотрудника на ресепшн (координирование работы курьеров (3 человека), распределение входящих звонков, факс, проверка корпоративной почты, встреча посетителей)
- Работа с поставщиками (канцтовары, хоз. товары, мебель, все необходимое для жизнедеятельности офиса)
- Подбор персонала (размещение вакансии, поиск кандидатов, обзвон, назначение собеседований) - подбор: главный бухгалтер, помощник главного бухгалтера, бухгалтер по расчету заработной платы, помощник руководителя

— Обеспечение сотрудников Служебной Сотовой Связью (ССС). Контроль над соблюдением Политик и Процедур компании по ССС.
— Работа с иностранными сотрудниками. Курирование вопросов оплаты счетов, консультация по мобильной связи
— Работа с сотрудниками компании. Решение текущих вопросов связанных с ССС
— Помощь в администрировании программ ДМС, СНС, ВЗР. Консультация сотрудников по вопрос оформления полисов, по программам ДМС и ВЗР
— Помощь руководителю в решении текущих организационных вопросов (организация деловых встреч, работа с внешними партнерами компании (организация присутствия представителей на территории компании, план-график, текущие вопросы))
— Ведение договоров дочерних компаний
— Оформление документов бухгалтерской отчетности (ежемесячные и ежеквартальные ведомости)
— Создание, ведение и усовершенствование электронной базы данных (на базе Excel - макросы, формулы функций)
— Освоение новых программ по оптимизации работы (CSM, Clarify CRM)
— Курирование региональных представительств
— Оформление и оплата счетов по страхованию сотрудников, страхованию родственников, оплата счетов по мобильной связи

- Прием и выдача документов; общение с заказчиками;
- Подготовка документов для выдачи сотрудникам;
- Добавление документов в архив;
- Курирование электронного архива.
- Изучение современных технологий и стандартов по хранению внутренней документации компании;
- Сканирование документов (перевод существующего архива в цифровую форму "Электронный Архив Клиентских Договоров");
- Составление базы (каталога) электронного архива;
- Мониторинг работы программ и систем;
- Отладка работы некоторых систем.