Ассистент руководителя

В качестве секретаря выполняла следующие обязанности:
1. Осуществляла работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя и офиса в целом.
2. Принимала поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавала ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным лицам для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Вела делопроизводство, выполняла различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимала документы и личные заявления на подпись руководителю.
5. Подготавливала документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Организовывала проведение телефонных переговоров руководителя, записывала в его отсутствие полученную информацию и доводила до его сведения ее содержание, передавала и принимала информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.).
7. По поручению руководителя составляла письма, запросы, другие документы, готовила ответы авторам писем.
8. Печатала по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
9. Организовывала прием посетителей.
10. Выполняла отдельные служебные поручения руководителя.
К моим обязанностям в качестве личного помощника руководителя относилось:
1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.
2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства.
3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).
4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).
5. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).
6. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
7. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
8. Составление и редактирование деловых писем для руководства.
9. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
10. Организация поездок и командировок руководства (бронирования гостиниц, организация трансфера и т.п.)
11. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.)
12. Выполнение других поручений непосредственного руководства.
13. Участие вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и др.
14. Осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя.
15. Согласование по поручению руководителя отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжения руководителя, контроль их выполнения.
16. Осуществление сбора материалов и информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.
17. Получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документов и информации, необходимой руководителю.

Была прикомандирована согласно Приказу в отделение в г. Долгопрудном отдела УФМС России по Московской области в Мытищинском районе в отдел режима и делопроизводства.
На меня возлагалось выполнение следующих основных задач:
1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.
2. Передача документов на рассмотрение руководителю и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).
3. Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.
4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю.
6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
7. Разработка и проектирование бланков документов.
8. Разработка и ведение номенклатурных дел.
9. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.
10. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.
11. Информирование руководителя об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
12. Координация деятельности по вопросам документационного обеспечения.
13. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе ФМС России.