Бизнес-ассистент

- Сопровождение взаимодействий с контрагентами и партнерами.
- Подготовка и сбор аналитических материалов, подготовка презентации.
- Контроль исполнения поручений: административный, финансовый, налоговый, юридический департаменты и family office.
- Финансовый анализ, бюджет компаний (проекты), личные расходы.
- Взаимодействие с банками, биржами, брокерскими компаниями.
- Взаимодействие с адвокатами по ВНЖ, гражданству, покупке и содержанию недвижимости за границей.
- Сопровождение нотариальных сделок.
- Ведение календаря.
- Travel-поддержка VIP уровня (бизнес-авиация, ВИП/золд).
- Организация и сопровождение мероприятий (личных и корпоративных), в том числе хоккейных турниров в Европе.
- Организация поздравлений контактов руководителя (личных и партнеров);
- Поддержка руководителя 24/7/365.
- Управление персоналом в Family office, координация всех вопросов (постановка задач, контроль, бюджет, оплаты, проверки, зп, мотивация)
-Контроль затрат и доп. расходов по проектам, личным задачам (поиск лучших цен и качества, экономия бюджетов)
-Поиск и анализ товаров, услуг, заказ/покупка/доставка (развлечения, красота, отдых, здоровье, учеба, подарки, домашний интерьер и др.)
-Любые задачи, касающиеся детей (учеба в России/Европе, передвижения, визы, товары, услуги, развлечения, организация праздников, подарки и др) и другое.
-Поиск подрядчиков, постановка ТЗ, контроль, прием на работу и увольнения людей при необходимости.
-Подготовка/проверка документации по проектам, сбор информации по ходу задач, актуализация статусов, контроль выполнения и др.
- Ведение проектов, судебных дел.

✔️ Работа с БЦ обособленного подразделения (договора, вся документация, письма и прочее).

✔️ Организация работы офисов «с нуля» и поддержание их успешного и эффективного функционирования на протяжении многих лет.

✔️ Руководство обособленным подразделением и управление командой.

✔️ Руководство АХО.

✔️ Контроль жизнеобеспечения офиса.

✔️ Контроль всего цикла отправки-получения документации и образцов для сертификации.

✔️ Работа с таможенными органами, налоговыми, банками и др.

✔️ Контроль за документооборотом.

✔️ Ведение кадрового учета, расчет заработной платы, KPI, больничных. Ведение личного дела сотрудников, внесение записей в трудовую книжку, прием на работу, увольнение.

✔️ Поиск и привлечение подрядчиков для различных задач компании.

✔️ Разработка и внедрение мероприятий по повышению уровня комфорта работы в офисе.

✔️ Бюджетирование и контроль расходов офиса.

✔️ Согласование договоров/дополнительных соглашений совместно с юридическим отделом, контроль счетов на оплату.

✔️ Организация процесса проведения ремонта, формирование и утверждение графика, планирование, улучшение, переделка, устранение дефектов. Проверка качества выполнения ремонтных работ.

✔️ Инвентарный учёт имущества совместно с бухгалтерией, контроль проведения, участие в инвентаризациях, контроль за перемещением, списание имущества.

Согласование с руководителем встреч, звонков и пр. Ведение, корректировка расписания.

✔️ Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах, контроль исполнения поручений.

✔️ Контроль подготовки мероприятий компании, участие в них. Подготовка, контроль и организация встреч, совещаний, видеоконференций.

✔️ Встреча с первыми лицами крупных компаний, важными людьми страны.
Работа с конфиденциальной информацией.

✔️ По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с директорами департаментов, директорами направлений, коммерческими директорами, региональными директорами, директорами ТЦ, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль исполнения указаний и распоряжений.

✔️ Осуществление связи с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.

✔️ Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю.

✔️ Запись на прием к руководителю, организация приема посетителей.

✔️ Контроль качества подготовки, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись главе Общества.

✔️ Работа персональным экипажем и командой, обслуживающей борт руководителя. Работа с аэропортом и авиакомпаниями.

✔️ Разбор почты руководителя, приоритетная очередность прочтения руководителем по важности, срочности и пр. Контроль и порядок его личного кабинета и стола. Деловая переписка, в том числе и от имени руководителя.

✔️ Командировки в другие офисы компании ряда других стран. Контроль их работы и сотрудников. Командировки в другие города компании на открытие новых ТЦ. Контроль работы сотрудников.

✔️ Работа с финансовым директором компании (супруга владельца компании), выполнение личных поручений как доверенному лицу.



✅ Опыт организации мероприятий, успешных переговоров с людьми высшего уровня (мэры, владельцы крупных компаний, медийные личности, Президенты других стран, политики, общественные деятели).

✅ Знание делопроизводства, деловой этики, деловой переписки.

✅ Привыкла выход из любой ситуации и делать «невозможное возможным». Принимать сложные решения молниеносно.

✅ Стала доверенным лицом владельца компании и его супруги. Знала то, о чем другие не должны.

✅ Опыт работы с посольствами, консульствами, визовыми центрами, авиакомпаниями.

✅ Навыки работы с бизнес авиацией, персональным бортом, аэропортом.