Офис-менеджер, администратор, помощник руководителя

Организация и постановка общего и кадрового делопроизводства, жизнедеятельности компании. Работа по заключению договоров, формирование заявок на поставку материалов заказчику и сторонним организациям, учет счетов и движения денежных средств. Курирование работы бухгалтерии (на аутсорсинге).

Компания открылась в январе 2017г. (Строительство)

Делопроизводство в полном цикле, электронная почта - прием переадресация и т.д., контроль исполнения поручений директоров компании, работа с оргтехникой, прием и переадресация звонков, телефонные переговоры, проведение работ по подготовке совещаний, протоколирование совещаний; оперативная подготовка информации по запросу руководителя; организация приема посетителей; ведение внутренней и внешней переписки, новостная работа с сайтом, обновление информации. Жизнедеятельность офиса, заказ билетов, гостиниц и т.д Работа с договорами, прием, обработка и рассылка коммерческих предложений.. Ведение учета договоров, выписка счетов на оплату, учет БДДС по договорам и в целом по организации. Формирование плана производства, контроль сроков выполнения и сдачи ГП.

Организация работы отдела и своевременного предоставления государственных услуг (более 25 видов). Контроль правильности их назначения и выплаты, проверка законности, единообразного применения законодательства. Выезды для участия во встречах с населением, консультации. Проведение аппаратных совещаний со специалистами по изучению нововведений в законодательные акты. Работа со СМИ для публикации нововведений. Документооборот отдела и Управления в целом. Личный прием граждан, отчетность, подготовка планов, анализ работы отдела и Управления в целом, подготовка предложений по улучшению качества работы отдела. Организация, регулирование и контроль трудовой деятельности специалистов отдела. Межведомственное взаимодействие с региональными и федеральными.

Поддержка в актуальном состоянии рабочих программных комплексов Управления, систематическое обучение специалистов приемам и навыкам работы на компьютерной технике, работа с оргтехникой, установка и обновление программных средств, ведение делопроизводства, деловой переписки, документации, обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с обращениями граждан и т. д. Подготовка планов мероприятий в разрезе отделов Управления, формирование номенклатуры дел отделов. Организация встреч, прием и распределение звонков.

Контроль правильности назначения сумм пособий и компенсаций для выплаты, поэтапная подготовка, обработка и формирование документов для кредитных организаций и почтовых отделений района на зачисление денежных средств. Личный прием граждан, выдача справок, консультации.