Координатор / Административный ассистент

Работа над проектом - руководство работой по организации чемпионата мира по аэробике 2008:
Создание рабочей группы, создание рабочей документации и рабочего процесса,
заключение договоров с гостиницами, спорткомплексом, ресторанно-банкетными службами и др. поставщиками услуг.
Исполнение договорных обязательств.
Рассчет стоимости услуг для участников, а также расходов на оплаты поставщикам.
Выставление счетов участникам за услуги.
Создание сайта (наполнение) мероприятия, регистрационных форм, процедур.
Прием и обработка заявок на размещение, транспортировку групп, визовую поддержку.
Консультирование участников и гостей по организационным вопросам мероприятия.
Руководство группой из 3 человек.
Ведение переговоров с контролирующей международной организацией, согласование условий проведения мероприятия.
Организация рабочих визитов руководства международной организации.
Достижения:
Самостоятельное ведение проекта приема иностранных участников международных соревнований от планирования до организации.

Координирование работы отдела по оказанию услуг для иностранных компаний по иммиграционной поддержке экспатов.
оказание визовой поддержки, оформление разрешений на работу, регистрации, бронирование гостиниц, фаст-треков, организация комплекса услуг по адаптации экспатов (подбор квартир, туры по москве, поиск школ и т.п.).
Работа с поставщиками услуг, заключение договоров, ценообразование.
Ведение баз данных, выставление счетов за оказанные услуги, оформление контрактов.
Организация бизнес поездок сотрудников компании и руководства.
Ассистирование руководителю компании (экспат): проведение корпоративных встреч, протоколирование, контроль исполнения, организация встреч руководителя, переводы, организация поездок.
Работа в качестве HR консультанта в компании, ведение личных дел сотрудников и внутренних документов.
Участие в разработке внутренних документов и форм.
Работа с поставщиками и контрактами.
Организация корпоративных мероприятий, праздников.
Достижения:
Организация рабочего процесса, форм, порядка в отделе предоставления услуг,
Ассистирование руководителю  (экспату) в различных областях управления организацией - кадровое делопроизводство, договорные отношения, юридические документы и вопросы, работа с поставщиками.
 

Обязанности:
Организация командировок сотрудников в зарубежные страны, сбор документов и оформление виз, бронирование отелей за рубежом, организация трансферов и VIP обслуживания в аэропортах.
Оформление загранпаспортов для сотрудников компании.
Оформление официальных приглашений для иностранных партнеров.
Консультирование и оказание услуг иностранным партнерам – визовая поддержка, бронирование отелей, организация трансферов и VIP обслуживания в аэропортах и т.п.
Ведение деловой переписки с иностранными партнерами, переводы.
Ведение документооборота, разработка бланков и форм заявок, работа с корпоративным сайтом. Достижения:
Создание базы данных с документами сотрудников.
Участие в проекте по реформированию подразделения в качестве секретаря, ассистента руководителя (ведение протоколов, участие в переговорах, составление отчетов).

Обязанности:
Ведение деловой переписки с иностранными партнерами, ведение документации, переводы, ведение переговоров, подготовка отчетов и презентаций.
Организация приема иностранных гостей: оформление официальных приглашений, бронирование гостиниц, трансферов, встречи в аэропорту, составление программы пребывания - рабочей и культурной, сопровождение, исполнение обязанностей переводчика.
Организация групповых выездов официальных лиц и спортивных команд (до 100 человек) на международные мероприятия, весь процесс оформления поездки и сбора документов, сопровождение групп. Организация поездок руководства.
Работа с e-mail рассылками, разработка бланков организации, систематизирование документации, участие в организации крупных российских соревнований по фитнес-аэробике, составление и редактирование программ соревнований и тех. заданий.
Руководство проектом создания веб-сайта компании и его обновлениями.
Организация международных соревнований по аэробике в Москве в ноябре 2005 г.: подготовка и проведение презентации в г. Гент (Бельгия); создание материала для интернет-сайта мероприятия; оформление официальных приглашений МИД для участников соревнований (1200 человек); организация проживания иностранных гостей (до 1200 чел.); организация питания участников соревнований – изучение рынка предприятий питания Москвы, составление предложения по сотрудничеству, проведение тендера; составление и координация графиков встреч и проводов участников, а также составление графиков ежедневного трансфера участников; проведение регистрации участников - сбор и обработка регистрационных форм участников, составление списков участников, выдача материалов участникам; организация экскурсионного обслуживания участников соревнований; работа в команде основных организаторов мероприятия – координирование работы сотрудников отдела и волонтеров, проведение официальных встреч во время соревнований, решение текущих вопросов и возникающих проблем, исполнение роли контактного лица для иностранных гостей. 
Руководство работой отдела (в подчинении до 5 человек) - планирование работы отдела, контроль исполнения, отчетность.
Достижения:
Организация проекта проведения международных соревнований в Москве - прием 1200 иностранных участников.