Координатор

Обязанности:
Работа над проектом - руководство работой по организации чемпионата мира по аэробике 2008.
Создание рабочей группы, создание рабочей документации и рабочего процесса, заключение договоров с гостиницами, спорткомплексом, ресторанно-банкетными службами и др. поставщиками услуг.
Исполнение договорных обязательств.
Рассчет стоимости услуг для участников, а также расходов на оплаты поставщикам.
Выставление счетов участникам за услуги.
Создание сайта (наполнение) мероприятия, регистрационных форм, процедур.
Прием и обработка заявок на размещение, транспортировку групп, визовую поддержку.
Консультирование участников и гостей по организационным вопросам мероприятия.
Руководство группой из 3 человек.
Ведение переговоров с контролирующей международной организацией, согласование условий проведения мероприятия.
Организация рабочих визитов руководства международной организации. Достижения:
Полное самостоятельное ведение проекта организации крупного спортивноего мероприятия.

Обязанности:
Организация командировок сотрудников в зарубежные страны, сбор документов и оформление виз, бронирование отелей за рубежом, организация трансферов и VIP обслуживания в аэропортах.
Оформление загранпаспортов для сотрудников компании.
Оформление официальных приглашений для иностранных партнеров. Консультирование и оказание услуг иностранным партнерам – визовая поддержка, бронирование отелей, организация трансферов и VIP обслуживания в аэропортах и т.п.
Ведение деловой переписки с иностранными партнерами, переводы.
Участие в проекте по реформированию подразделения в качестве секретаря, ассистента руководителя (ведение протоколов, участие в переговорах, составление отчетов).
Создание базы данных с документами сотрудников.
Ведение документооборота, разработка бланков и форм заявок, работа с корпоративным сайтом.
Достижения:
Структурирование рабочего процесса, создание стандартных форм заявок на услуги и корпоративного сайта.

Обязанности:
Руководство работой отдела (в подчинении до 5 человек) - планирование работы отдела, контроль исполнения, отчетность.
Ведение деловой переписки с иностранными партнерами, ведение документации, переводы, ведение переговоров, подготовка отчетов и презентаций.
Организация приема иностранных гостей: оформление официальных приглашений, бронирование гостиниц, трансферов, встречи в аэропорту, составление программы пребывания - рабочей и культурной, сопровождение, исполнение обязанностей переводчика.
Организация групповых выездов официальных лиц и спортивных команд (до 100 человек) на международные мероприятия, весь процесс оформления поездки и сбора документов, сопровождение групп. Организация поездок руководства.
Работа с e-mail рассылками, разработка бланков организации, систематизирование документации, участие в организации крупных российских соревнований по фитнес-аэробике, составление и редактирование программ соревнований и тех. заданий.
Руководство проектом создания веб-сайта компании и его обновлениями.
Достижения:
Организация международных соревнований по аэробике в Москве в ноябре 2005 г.: подготовка и проведение презентации в г. Гент (Бельгия); создание материала для интернет-сайта мероприятия; оформление официальных приглашений МИД для участников соревнований (1200 человек); организация проживания иностранных гостей (до 1200 чел.); организация питания участников соревнований – изучение рынка предприятий питания Москвы, составление предложения по сотрудничеству, проведение тендера; составление и координация графиков встреч и проводов участников, а также составление графиков ежедневного трансфера участников; проведение регистрации участников - сбор и обработка регистрационных форм участников, составление списков участников, выдача материалов участникам; организация экскурсионного обслуживания участников соревнований; работа в команде основных организаторов мероприятия – координирование работы сотрудников отдела и волонтеров, проведение официальных встреч во время соревнований, решение текущих вопросов и возникающих проблем, исполнение роли контактного лица для иностранных гостей.