Менеджер АХО / Ведущий специалист АХО

Организация деятельности административно-хозяйственного отдела Института:
- организация технической эксплуатации, обслуживания и плановых ремонтов инженерных систем и коммуникаций, контроль за подготовкой площадей офиса к сезонной (весна/лето-осень/зима) эксплуатации (свыше 3000 м2);
- работа с договорами и контрактами в рамках ФЗ-223 и ФЗ-44;
- составление тех. заданий на проектные, строительно-монтажные работы, оказание услуг и т.д.
- согласование проектно-сметной документации, дефектных ведомостей, локальных смет и т.д.;
- работа связанная с прохождением согласований проектов и СМР в государственных инстанциях;
- организация и контроль проведения работ по текущим и капитальным ремонтам, а так же с переоснащением площадей Института (работа с подрядчиками);
- отчетность по исполнению бюджета хозяйственных расходов;
- оптимизация статей бюджета касающихся хозяйственной деятельности компании;
- взаимодействие с бухгалтерией по вопросам отчетных закрывающих документов и документооборота с контрагентами;
- участие в проведении плановой и внеплановой инвентаризации ОС и ТМЦ;
- организация новых рабочих мест;
- ведение переговоров с потенциальными партнерами в рамках своей компетенции по вопросам связанными с капитальным ремонтом, перепланировкой, демонтажем строений, а так же участие в реализации проектов нового строительства;
- организация работы сотрудников отдела;
- наличие удостоверения по противопожарной безопасности и охране труда;
- наличие удостоверения по электробезопасности (4-я группа допуска без текущего подтверждения).

Организация деятельности административно-хозяйственного отдела компании:
- решение вопросов связанных с договорами аренды;
- организация технической эксплуатации, обслуживания и плановых ремонтов инженерных систем, контроль за подготовкой площадей офиса к сезонной (лето-зима) эксплуатации (свыше 1500 м2);
- решение вопросов связанных с жизнедеятельностью и обустройству лабораторий на объектах;
- организация и контроль работ по текущим и капитальным ремонтам и переоснащением площадей офиса;
- отчетность по исполнению бюджета хозяйственных расходов;
- оптимизация статей бюджета касающихся хозяйственной деятельности компании;
- ведение переговоров и заключение договоров с поставщиками товаров и услуг;
- взаимодействие с бухгалтерией по вопросам отчетных закрывающих документов и документооборота с контрагентами;
- участие в проведении плановой и внеплановой инвентаризации ОС и ТМЦ;
- организация рабочих мест;
- проведение ряда мероприятий связанных с открытием филиалов и доп. офисов в регионах;
- наличие удостоверения по противопожарной безопасности и охране труда;
- наличие удостоверения по электробезопасности (4-я группа допуска);
- инструктаж сотрудников по ПБ, ТБ и ОТ и электробезопасности;
- участие в подготовке корпоративных мероприятий (выставки, совещания и т.д.);
- мониторинг, ведение переговоров, участие в подписании договоров лизинга по транспорту с последующим контролем за состоянием а/парка компании (работа с лизингодателем, прохождение ТО, снятие/постановка на учет в ГИБДД, работа со страховыми компаниями)
- контроль за отчетностью водителей по путевым листам и списанию ГСМ, контроль за состоянием счетов и оплаты ГСМ топливной компании.

Организация деятельности административно-хозяйственного отдела
Решение вопросов связанных с договорами аренды и обслуживанием инженерных систем зданий в рамках отдела.
Защита и полная отчетность по исполнению бюджета хозяйственных договоров.
Оптимизация затрат и поиск наиболее выгодных подрядных организаций.
Заключение договоров с поставщиками ТМЦ и услуг на тендерной основе.
Ведение вопросов эксплуатации инженерных сетей зданий свыше 2500 м2, , подготовка офисов к сезонной эксплуатации
Организация и контроль хозяйственных работ офиса, организация и контроль планового ремонта офиса.
Работа с бухгалтерской документацией: приход, ввод в эксплуатацию МЦ и т.д.
Организация и проведение плановой и вне плановой инвентаризации основных средств и ТМЦ.
Организация рабочих мест новых сотрудников
Участие в подготовке корпоративных мероприятий
Организация хозяйственной деятельности филиалов компании в регионах.
Заключение договоров по обслуживанию компании ведущими операторами сотовой связи.
Организация работы транспорта компании(приобретение, постановка на учет и страхование; организация эксплуатации технического обслуживания и ремонта транспортных средств;подготовка ежемесячных отчетов по расходованию ГСМ)
Вопросы связанные с противопожарной безопасностью офиса и охраной труда сотрудников.
Руководство сотрудниками отдела

Руководство деятельностью административно-хозяйственного отдела;
Составление, защита и дальнейший контроль по исполнению бюджета отдела, минимизация расходных статей связанных с хоз. деятельностью компании.
Организация новых рабочих мест.
Организация и контроль работ по текущим и капитальным ремонтам и переоснащению площадей офиса
Организация эксплуатации инженерных сетей здания свыше 4000 м2, контроль по подготовке офисов к сезонной эксплуатации (отопление и кондиционирование).
Контроль за качеством выполняемых работ клининговой компанией по уборке помещений и прилегающей территории.
Ведение переговоров и заключение договоров с поставщиками товаров и услуг
Контроль за поступлением и распределением ТМЦ, а так же за качеством предоставляемых услуг. Своевременность и правильность оформления отчетных первичных бухгалтерских документов.
Проведение плановых инвентаризаций основных средств и ТМЦ
Контроль и решение текущих вопросов по эксплуатации автотранспорта компании: контроль за состоянием а/парка компании (прохождение ТО, снятие/постановка на учет в ГИБДД, работа со страховыми компаниями) контроль за отчетностью водителей по путевым листам и списанию ГСМ, контроль за состоянием счетов и оплаты ГСМ топливной компании.
Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий

Взаимодействие с арендодателями в рамках ответственности АХО по действующим договорам аренды (продление долгосрочного договора аренды с оформлением в БТИ и Росреестре).
Ведение переговоров и участие в заключении договоров по обслуживания банка сторонними организациями.
Составление и защита бюджета отдела по статьям расхода на текущий период.
Организация и контроль по хозяйственному обслуживанию центрального офиса и доп.офисов банка.
Организация переездов и оборудованию новых рабочих мест.
Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий.
Обеспечение сотрудников банка мобильной связью, контроль по лимитам пакетов услуг предоставленных сотрудникам компании.
Обеспечение сотрудников банка канцтоварами, мебелью, расходными материалами, банковским оборудованием.
Организация и контроль проведения ремонтно-строительных работ (составление ТЗ, выбор подрядной организации, согласование проектно-сметной документации, контроль качества и сроков выполнения работ).
Участие в открытии новых доп. офисов банка.
Контроль за обслуживанием инженерных систем зданий банка (ГВС, ХВС, вентиляция, энергоснабжение), контроль по подготовке офисов банка к сезонной эксплуатации (отопление, кондиционирование).
Контроль за состоянием а/парка компании (прохождение ТО, снятие/постановка на учет в ГИБДД, работа со страховыми компаниями) контроль за отчетностью водителей по путевым листам и списанию ГСМ, контроль за состоянием счетов и оплаты ГСМ топливным компаниям.
Плановая инвентаризация основных средств и ТМЦ.
Работа по контролю качества предоставляемых услуг клининговой компанией по уборке помещений и прилегающих площадей банка.

Заключение договоров с заказчиками, ведение клиентской базы, пересчет объемов и составление сметной документации, учет и распределение ТМЦ, организация поставки материалов для производства, организация всего комплекса хоз.обслуживания подразделений предприятия.