Помощник руководителя

Должностные обязанности ведущего специалиста, которые выполнялись:
1) Проверка правильности оформления документов, передаваемых на подпись руководителю: первичных кадровых документов на прием, увольнение и т.д.; документов на установление/снятие доплат; служебных записок от начальников структурных подразделений по различным производственным вопросам;
2) по поручению руководителя -подготовка проектов приказов, распоряжений и т.д.;
подбор и консолидация запрашиваемой начальником информации в подразделении, а также поиск необходимой информации в интернете;
3) контроль работы работников подразделения (учетчиков), осуществляющих кадровое делопроизводство и кадровый учет;
4) регистрация входящей/исходящей корреспонденции (путем записи в журналы регистрации).
контроль исполнения указаний (резолюций) руководителя подразделения начальниками структурных подразделений;
5) координация и контроль подбора персонала;
6) ведение делопроизводства, формирование дел в соответствии с установленной номенклатурой дел и в установленные сроки сдача в архив; а так же разработка новой номенклатуры дел.
7) взаимодействие в рамках своей компетенции с руководством вышестоящих структурных подразделений и др. сотрудниками головных центров (ГЦ-офисов): телефонные переговоры, деловая переписка, сканирование и отправка по эл. почте запрашиваемых ГЦ документов;
8) контроль за работой приемной (рабочее место): заказ канцелярских принадлежностей, питьевой воды, заказ чая, кофе для начальника в столовой.

Начальник АХО находится в прямом подчинении гендиректора компании. В прямом моем подчинении, как начальника административно-хозяйственного отдела было 4 человека: 1 прессовщик, 1 разнорабочий и 2 уборщицы.
ДИ обязанности, которые я выполняла:
1) взаимодействие с поставщиками услуг: отслеживание договоров, предоплат;
поиск новых поставщиков услуг и подготовка проекта соответствующих договоров;
осуществление и сопровождение разовых покупок (мебель, канцелярские принадлежности и т.д);
2) руководство/контроль над работниками АХО (по штату -4 человека, в период вызова работников на срочные работы по уборке территории завода - около 20 человек);
3) озеленение закрепленной территории;
4) ведение документооборота по своему виду деятельности: ведение учета поступления, наличия и расходования материальных ценностей;
5) предоставление регулярной отчетности (планов работ, табельной учет);
6) планирование бюджета;
7) проведение инструктажа (первичного, внепланового) на рабочем месте с работниками подразделения;
8) разработка недостающих должностных инструкций по своему подразделению;
9) нахождение покупателей и продажа вторсырья производства: картон, алюминий ж/б и полиэтилен;
10) контроль за работой сторонних обслуживающих организаций (уборка снега, дезинфекция, дератизация, вывоз мусора и др.) подписание актов выполненных работ.;
11) контроль за соблюдением санитарно-технических норм в прессовой, на складе вторсырья и вцелом по территории завода.
12) подготовка актового зала для корпоративных праздников и др.