Офис-менеджер, секретарь, делопроизводитель

Делопроизводитель и секретарь нескольких Департаментов. Прием поступающих дел, рассмотрение, подготовка необходимой внутренней документации для дальнейшей работы экспертов. Подготовка и отправка писем и необходимой документации в суды и сторонам участвующих в деле. Постоянный контроль состояния дел находящихся в работе. Помощь экспертам на рабочих местах и находящихся удаленно. Работа с региональными представительствами. Брошюрование и подготовка дополнительной документации к экспертным заключениям или заключениям специалистов (не судебные) к отправке или передаче. Офисные программы, интернет, вся оргтехника, мини АТС.

Стандартные обязанности секретаря (тесная работа и взаимозаменяемость с секретарем фирмы). Прием, распределение, формирование и отправка корреспонденции. Планирование рабочего дня курьеров, маршрутизация. Обеспечение жизнедеятельности офиса, взаимодействие с техническими службами, обеспечение расходными материалами, канцтовары, организация рабочих мест. Занесение информации по клиентам в собственную базу данных. Эл. почта, интернет, факс, копировальные работы, сканирование, мини АТС.

Прием, регистрация и распределение корреспонденции по институту. Четкое отслеживание движения корреспонденции. Прием, регистрация, формирование и отправка корреспонденции. Сбор, формирование и сдача отчетности о представительских расходах для бухгалтерии и финансового отдела. Подготовка и формирование документации для крупных копировано-множительных работ.

Организация документооборота и делопроизводства компании. Обработка входящих звонков. Секретарь Генерального и Зам. генерального директоров. Прием и распределение корреспонденции. Взаимодействие со структурными подразделениями. Четкое отслеживание прохождения согласования договоров на предоставляемые услуги. Подготовка поручений для курьера. Ежемесячные сбор, анализ и предоставление отчетности руководству о проделанной работе структурных подразделений. Организация учета канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы компании. Проверка правильности написания договоров (орфография, смысловая нагрузка, стиль, шрифт). Сканирование, систематизация и занесение в общую базу организационной, распорядительной документации и договоры. Копировально-множительные работы.

Обязанности секретаря Ген. директора. Работа при Представительстве Посольства Ирана. Взаимодействие с посольскими, представительскими, государственными и банковскими структурами. Ведение делопроизводства. Подготовка бухгалтерской документации к архивированию. Отслеживание движения документации. Корреспонденция. Обеспечение жизнедеятельности офиса, взаимодействие с техническими службами, обеспечение расходными материалами, канцтовары. Заказ и отслеживание поставок строительных и расходных материалов для строительства Представительства Посольства Ирана. Выполнение поручений руководства. Прием и распределение телефонных звонков, вся оргтехника.

Начинала трудовую деятельность делопроизводителем. Техником работала в области делопроизводства. В рекламе - поиском рекламодателей, разработка, размещение рекламы на рекламных носителях. Далее делопроизводителем, офис-менеджером, секретарем.