Помощник руководителя

Организационная поддержка руководства:
· Обеспечение эффективного планирования рабочего дня и управление календарем руководителя.
· Комплексная административная поддержка команды топ-менеджмента (CEO, Коммерческий директор, руководители каналов и функций) — обслуживание 10 специалистов.
· Выполнение личных поручений руководителя, требующих оперативности, конфиденциальности и нестандартного подхода (взаимодействие с домашним персоналом, запись на мед. обследования, travel-поддержка для семьи, поиск сервисов, бытовые вопросы и т.д).
· Управление документами и финансами:
· Полное сопровождение документооборота подразделения.
· Организация оплаты счетов, создание закупочных корзин (РО), контроль авансовых отчетов.
· Участие в бюджетном планировании: составление бюджетной заявки на год.
· Мероприятия и командировки:
· Организация масштабных корпоративных мероприятий (управление полным циклом: от выбора площадки до координации подрядчиков):
· Ежегодная конференция для сотрудников (Москва) — 360 участников.
· Конференция (Сочи) — 235 участников.
· Годовая конференция (Дубай) — 177 участников
· Годовая конференция отдела продаж (Сочи) - 350 участников
· Региональные собрания, конференции для руководителей - 50-100 участников.
· Полное сопровождение деловых поездок: бронирование билетов, отелей, визовая поддержка.
· Организация праздников.
· Коммуникации и презентации:
· Ведение деловой переписки на русском и иностранных языках (письменные и устные переводы).
· Подготовка аналитических отчетов и создание презентационных материалов.
· Организация видеоконференций (Zoom, Яндекс-телемост).
· Владение AI инструментами (Chat GPT, nano banana, seedream, midjourney, kling, claude)

- Введение и проверка документов по поставкам
- Взаимодействие с центральным складом (согласование приема контейнеров)
- Введение реестра по поставкам
- Подготовка переводов документов
- Организация мероприятий для отдела
- Подписание и согласование документов с юридическим отделом
- Ежедневная деловая коммуникация с сотрудниками компании Сингента в других стран (США, Франция, Испания, Турция, Венгрия)
- Выполнение иных поручений руководителя отдела ВЭД

- Организационная и административная поддержка функции Логистика на уровне территории СНГ и организаций в России и Казахстане
- Административная поддержка Директора по логистике по территории СНГ и Директора по логистике по России
- Поддержка документооборота в московском офисе
- Организация мероприятий для команды логистики
- Работа с поставщиками административных и организационных услуг:
- Заказы и платежи в системе Easy Procure в России
- Организация оплаты счетов
- Бронирование переговорных комнат
- Деловая переписка на английском, русском языках с сотрудниками компании Сингента и сторонними организациями
- Travel-поддержка директоров и отдела:
- посадочных талонов
- авиа/ж.д билетов, такси
- пригласительных писем для сотрудников компании
- виз для руководителей, сбор сопутствующих документов
- авансовых отчетов через систему Concur
- Ведение и обновление файла по организационной структуре отдела логистики
- Создание опросов сотрудников и анализ
- Создание презентаций на заданную тему, построение графиков, сбор необходимой информации
- Перевод необходимой документации

Прием и распределение входящих телефонных звонков;
Встреча посетителей;
Обработка входящей и исходящей корреспонденции;
Работа с курьерскими службами;
Обеспечение жизнедеятельности офиса;
Выполнение поручений руководителя;
Работа в SAP, EasyProcure;
Ведение статистики посещения;
Оплата счетов, создание детализаций;
Согласование договоров;
Создание закупочных корзин

- Встреча клиентов в автосалоне;
- Обеспечение шоу-рума рекламной и презентационной информацией;
- Координация клиентов с менеджерами автосалона;
- Передача возникающих претензий‚ рекламаций‚ жалоб‚ поступивших от клиентов руководителю клиентской службы;
- Ведение статистики посещения;
- Прием входящих звонков;
- Прием и распределение корреспонденции;
- Формирование отчетов.

- Встреча клиентов в автосалоне;
- Обеспечение шоу-рума рекламной и презентационной информацией;
- Координация клиентов с менеджерами автосалона;
- Передача возникающих претензий‚ рекламаций‚ жалоб‚ поступивших от клиентов руководителю клиентской службы;
- Ведение статистики посещения.