Ассистент / Координатор

Входящие/исходящие звонки; Выставление счетов, коммерческих предложений; внесение новых контрагентов; Формирование отчетов по продаже; Заполнение контрактов, спецификаций, оформление доп.олнительных соглашений, отслеживание подписания контрактов и проведения аукционов на тендерной площадке; Обработка первичной бухгалтерской документации; Отслеживание дебиторской задолженности клиентов; Контроль отгрузки, поставок, ассортимента в программе 1С; Отслеживание выполнения договорных обязательств со стороны заказчика; Взаимодействие с другими отделами (отдел логистики, отдел закупок, бухгалтерия); Оформление заявок на доставку, возврат товара. Работа в программе электронного документооборота (внесение договоров, доп. соглашений, актов приемки-передачи, оформление служебных записок).

Прием заявок на поставку товара; Оформление договоров, контрактов на поставку препаратов; Запрос документации у клиента; Отгрузка товара клиенту (счет, счет-фактура, расходная накладная); Заказ товара, выяснение возможности поставки товара; Резерв товара, отслеживание резервов; Отслеживание доставки товара; Согласование с клиентом сроков поставки, способа передачи документации; Обработка входящей документации; Предоставление служебных записок; Прием входящих звонков.

Оформление бухгалтерских документов – счета, счета-фактуры, акты сдачи-приемки работ, документы по транспортным расходам;
Подготовка командировочных удостоверений и Приказов;
Внесение авансовых отчетов в 1С;
Согласование дат проведения аудита, команды аудиторов;
Подбор и планирование аудиторов по статусу;
Взаимодействие с аудиторами по вопросам предварительного согласования ж/д и авиарейсов (приобретение авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, при необходимости заказ такси);
Взаимодействие с клиентами (запрос о согласовании даты аудита, регистрация подтверждения аудита, оповещение о сроках проведения аудита и о команде аудиторов, запрос о бронировании гостиниц и подтверждение бронирования, согласование стоимости гостиницы, согласование логистики, встречи и размещения аудиторов; Консультирование клиентов по вопросам, возникающим на стадии проведения аудита.
Взаимодействие со специалистами (запрос документов, необходимых для заключения договора, организация подписания договора, согласование времени работы);
Работа с должниками по неоплаченным счетам;
Участие в подготовке бюджета;
Ведение электронных баз.

Прием посетителей, первичная консультация и их направление; Прием и распределение входящих звонков; Работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер, принтер); Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; Доведение входящей/исходящей/внутренней корреспонденции до адресата; Работа с курьерскими службами; Ведение финансовой отчетности. Оформление заявок в 1С.
Заведение/рассылка табелей учета рабочего времени.
Оказание помощи сотрудникам и руководству в решении вопросов, возникающих в течение рабочего дня.

Административная поддержка руководителя (организация встреч, совещаний, ведение рабочего расписания, организация деловых поездок);
Информационная поддержка руководителя по возникающим вопросам (подготовка печатных материалов для конференций, переговоров, поиск различных данных);
Участие в переговорах, деловых встречах, служебных командировках;
Решение вопросов по взаимодействию с различными компаниями, административными органами;
Обработка текущих запросов руководителя (деловая переписка, координация между отделами компании);
Ведение делопроизводства и документооборота: составление писем, запросов и прочих документов, ведение иных документов;
Согласование указаний и распоряжений руководителя, контроль их исполнения;
Организация приема посетителей;
Работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер, принтер);
Прием и распределение телефонных звонков, отправка корреспонденции (почты, экспресс-почты) и факсимильных сообщений.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.

Административная поддержка руководителя (организация встреч, совещаний, организация деловых поездок);
Прием и распределение телефонных звонков, отправка корреспонденции и факсимильных сообщений, регистрация входящей/исходящей документации, заказ билетов, работа с оргтехникой, мини-АТС, прием посетителей.

Прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС);
Прием, и отправка факсов, почты,
Подготовка печатных материалов и оформление документов;
Выполнение распоряжений руководителя.