Административный управляющий

• прием и распределение телефонных звонков;
• оказание поддержки гостей посетителей: заказ пропусков, консультирование и оказание технической помощи;
• оказание административной поддержки отделу кадров и маркетинга;
• работа с корреспонденцией, рассылка электронных сообщений;
• организация трансфертов для сотрудников компании;

• содействие в управлении административным департаментом компании: АХ работники, клининг/кейтеринг персонал, курьеры, водители, секретариат, координация работы обслуживающего персонала подрядных организаций;
• взаимодействие с офисами в структуре компании в России и за рубежом;
• осуществление контроля за работой ресепшн;
• организация материально-технического снабжения компании оргтехникой, мебелью, канцтоварами, бытовой техникой, хозяйственными товарами (изучение рынка поставщиков, проведение переговоров на различных уровнях, первоначальная и последующая регулярная переоценка поставщиков и условий сотрудничества, формирование заявок, оптимизация расходов, учет и инвентаризация материальных средств);
• работа со следующими поставщиками товаров и услуг:
- курьерские службы (ДХЛ, Пониэкспресс, ЮПС,Федекс);
- фитодизайн (озеленение офиса);
- организация сервисного и клинингового обслуживания корп. машин;
- строительные организации (ремонтно-отделочные работы);
- полиграфические фирмы (бланки, конверты, визитки);
- экологическое обследование офиса;
- ивентовые агенства;
- клинининговые компании, химчистка;
- организация питания в офисе,
- логистические фирмы (переезды, такси услуги);
- агентства недвижимости (аренда квартир, поиск ком. недвижимости);
- управляющая компания бизнес центра:
- охранные фирмы;
• организация переездов, планирование и организация рабочих мест персонала офиса,
• организация и контроль уборки помещений;
• организация хоз. обслуживания совещаний и конференций, организация встреч, приемов и необходимое обслуживание визитеров, (трансферты, проживание); материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, и др.;
• первичный контроль правильности оформления контрагентами бухгалтерской документации при взаимодействии с фин.отделом;
• контроль за соблюдением работниками офиса правил пожарной безопасности;
• регулярный анализ статистик/отчетов по услугам с целью оптимизации расходов.
• организация питания сотрудников;
• сотрудничество с менеджерами других департаментов для поддержания необходимых аспектов и потребностей для развития компании;
• решение вопросов офисной недвижимости: взаимодействие с Арендодателем, сопровождение сделок аренды и субаренды, соблюдение своевременной оплаты ренты и ком.услуг;
• управление корпоративным автопарком;
• обеспечение административной поддержки Директору администрации компании;
• подготовка отчетов о расходах;
• поддержание документооборота, работа со счетами и договорами;
• созидательность и активность в общей деятельности всех членов административной команды компании;
• осуществление административной поддержки для экспатов;
• разработка и введение процедур, руководств, справочников, составление инструкций, писем, приказов, служебных записок, оформление доверенностей на работников.