Делопроизводитель

1. Приём и регистрация корреспонденции.
2. Проверка правильности составления и оформления поступающих документов.
3. Передача документов на подпись /рассмотрение непосредственного руководителя.
4. Передача документов в соответствии с резолюцией непосредственного руководителя по исполнителям (с занесением резолюции в журнал регистрации документов).
5. Отслеживание исполнения документов.
6. Снятие с контроля исполненных документов.
7. Определение исполненных документов в дела в соответствии с установленными в Обществе нормами и правилами.
8. Осуществление оперативного хранения документов до передачи в архив.
9. Составление внутренней описи документов дел, содержащих документы, предназначенные для служебного пользования и с грифом коммерческой тайны.
10. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
11. Отправка исполненной документации по адресатам.
12. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.
13. Подготовка и сдача в архив предприятия документальных материалов, законченных делопроизводством, регистрационных картотек или компьютерных банков данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив.
14. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
15. Подготовка табеля учета рабочего времени подразделения.
16. Разработка и подготовка номенклатуры дел подразделения.
17. Планирование расходов департамента в соответствии с установленными лимитами.
18. Подготовка внутренних информационно-справочных документов, согласование их в подразделениях (при необходимости), передача на подпись ответственному лицу и отправка адресату.
19. Осуществление сбора информации у ответственного исполнителя о предстоящих переговорах (совещаниях, аудио- или видеоконференции).
20. Оформление заявки на переговоры (совещаниях, аудио- или видеоконференции) в установленном порядке.
21. Оформление пропусков посетителям.
22. Рассылка участникам совещания приглашения на совещания в установленном порядке в формате Outlook.
23. Оформление повестки и протокольного решения (при необходимости).
24. Подготовка отчета о приеме иностранных граждан в установленном порядке.
25. Подготовка необходимых материалов для переговоров (совещаниях, аудио- или видеоконференции).
26. Подготовка и оформление документов на платеж за оказанные услуги (программа ФИНИСТ), согласование их в департаментах.
27. Подготовка и оформление документов (договора, дополнительные соглашения, технические задания, акты, заявки на платеж, исходящие деловые письма и т.д.) для согласования внутри Общества, согласование документов, передача согласованных документов на подпись генеральному директору.
28. Подготовка и оформление документов для передачи в бухгалтерию.
29. Выполнение копировальных работ.
30. Осуществление сканирования документов.
31. Осуществление брошюрования документов.
32. Обеспечение сотрудников департамента необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями.
33. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.
34. Контроль документооборота в департаменте
35. Внедрение АСЭД в департаменте, осуществление информ.поддержки сотрудников
36. Планирование рабочего дня непосредственного руководителя, организация встреч
37. Контроль за своевременным предоставлением сотрудниками департамента отчетности в бухгалтерию Общества и службу безопасности
(......)

Ведение делопроизводства и архивоведения организации.

Делопроизводство и архивоведение, работа в 1С: ТиС, Обеспечение жизнедеятельности офиса;
Контроль за выполнением поставленных задач, выполнение поручений руководителя;
Контроль и координация работы секретариата и водителей (графики работы, табели);
Работа с офисной техникой (факс, ксерокс, сканер, мини-АТС);
Заказ канцелярских и хозяйственных товаров;
Подготовка документов по заданию руководителя.