Помощник руководителя / Офис-менеджер

Выполнение поручений руководителя;
Ведение деловой переписки;
Ведение документации;
Составление отчетности;
Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование, отправка факсов);
Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
Работа с курьерскими службами;
Заказ транспорта;
Организация деловых встреч и мероприятий;
Осуществление перевода на деловых встречах с иностранными клиентами;
Письменный перевод;
Подбор и инструктаж персонала;
Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ пропусков, канцтоваров, воды и прочих
расходных материалов);
Работа с поставщиками услуг;
Осуществление контроля качества оказываемых услуг;
Вызов технических служб и прочее.

Прием, проверка, распределение заявок;
Ведение базы заявок;
Консультирование клиентов;
Оформление заказов
Планирование и заказ автотранспорта;
Работа с субподрядчиками;
Заказ пропусков;
Организация транспорта для встреч, перемещений и проводов сотрудников и гостей Банка;
Выбор поставщиков транспортных услуг;
Автоматизация рабочего процесса, внедрение нового программного обеспечения системы учета и отчетности;
Взаимодействие с сотрудниками отдела продаж, склада, бухгалтерии, а также других подразделений в части организации грузо и клиентоперевозок и получения необходимой информации.
Решение оперативных вопросов в процессе доставки клиентов и сотрудников Банка (неподача машин, поиск замены, задержка с доставкой, оперативные решения вопросов;
Ведение внутреннего учета, составление отчетности, ведение финансовой документации;
Работа с персоналом (адаптация, инструктаж, оценка работы персонала, программы по развитию и обучению персонала);
Решение спорных и конфликтных ситуаций
Обработка и контроль документации (доверенности, ТТН, счета).
Составление наиболее рациональных маршрутов перевозки.
Контроль своевременности оплаты компанией услуг перевозчиков.
Контроль и отчетности по расходам транспортных услуг в административном отделе.
Взаимодействие с личными помощниками сотрудников и гостей Банка на русском и английском языке;
Деловая переписка с гостями и сотрудниками Банка на русском и английском языке;
Контроль качества оказываемых услуг;
Организация и координация курьеров
Контроль качества работы водителей подрядных транспортных компаний
Осуществление контроля качества оказываемых услуг;
Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование, отправка факсов);
Вызов технических служб и прочее;