Помощник руководителя

1. Административная поддержка
- организация рабочего графика руководителя (расписание встреч, совещаний, звонков);
- координация календаря: согласование времени с участниками, предупреждение о переносах;
- подготовка и систематизация документов (договоры, отчёты, презентации);
- организация командировок: бронирование билетов и отелей, оформление виз, составление маршрутов;
- контроль сроков исполнения поручений и напоминание о дедлайнах;
- протоколирование встреч и совещаний.

2. Организация мероприятий и встреч
- планирование и подготовка совещаний: рассылка приглашений, формирование повестки, сбор материалов;
- бронирование переговорных комнат и техническое оснащение (проектор, видеосвязь, флипчарт);
- организация корпоративных мероприятий, тренингов, семинаров;
- координация с подрядчиками (кейтеринг, оформление зала, техника);
- составление протоколов совещаний и рассылка итогов участникам.

3. Коммуникации и связи
- фильтрация входящих запросов: распределение по приоритету, перенаправление профильным специалистам;
- приём и обработка телефонных звонков, электронных писем, мессенджеров;
- взаимодействие с отделами компании для решения оперативных вопросов;
- поддержка контактов с ключевыми партнёрами, клиентами, подрядчиками;
- организация встреч с внешними гостями (приём, сопровождение, решение организационных вопросов).

4. Управление проектами
- координация небольших проектов или этапов крупных инициатив;
- отслеживание статусов задач у исполнителей, выявление задержек;
- сбор промежуточных результатов и формирование сводных отчётов;
- организация рабочих групп и фасилитация обсуждений;
- документирование проектных решений и изменений.

5. Финансовая и договорная поддержка
- подготовка первичных финансовых документов (сметы, счета, акты);
- контроль сроков оплаты по договорам, напоминания контрагентам;
- ведение реестра договоров и соглашений, отслеживание сроков действия;
- сбор закрывающих документов от поставщиков и передача в бухгалтерию;
- формирование бюджета на административные нужды (канцелярия, оргтехника, услуги).

6. Техническая и цифровая поддержка
- работа с CRM‑системами, ERP‑платформами, сервисами видеоконференций;
- настройка и тестирование оборудования для онлайн‑встреч;
- форматирование и верстка документов, таблиц, диаграмм;
- резервное копирование и безопасное хранение важных файлов.