Офис-менеджер

1.Прием заявок, их учет и регистрация, контроль за своевременностью их выполнения.
2.Решение кадровых вопросов.

1.Управление работой отдела снабжения, материального склада – 10 человек: старшие менеджеры, кладовщики, грузчики.
2.Краткосрочное, долгосрочное планирование остатков сырья и ТМЦ на складах предприятия; обеспечение поддержания оптимально ликвидного товарного запаса; прием заявок от подразделений предприятия и контроль за их своевременным выполнением; проверка отсутствия заявленного на приобретение сырья и ТМЦ на складах предприятия; контроль утвержденных на предприятии норм расхода ТМЦ.
3. Работа с широким номенклатурным перечнем товара: сырье (сухое молоко, сахар, мука, соль, сода, подсолнечное масло, крестьянское масло, кокосовое масло, ароматизаторы, красители, стабилизаторы, сухофрукты, наполнители, какао, сгущенное молоко, натуральное молоко), гофротара, упаковка из полипропилена, скотч, пластиковые формы, моющие средства, спецодежда и обувь, средства индивидуальной защиты, строительные материалы и инструменты, металлопрокат, оборудование, офисная мебель, сантехника, транспорт, канцтовары.
4.Контроль за наличием правильно оформленных сопроводительных документов (счет-фактура, накладная, сертификат качества, гигиенический сертификат, ветеринарная справка, разрешение на ввоз).
5.Организация выгрузки сырья и ТМЦ на склады предприятия (материальный склад, технологический цех, склад сырья), оформление пропусков на въезд и выезд транспорта.
6.Контроль за качеством и составление актов на забраковку сырья и ТМЦ (совместно с работниками лаборатории и кладовщиков).
7.Контроль за рациональным складированием сырья и ТМЦ, контроль за соблюдением правил товарного соседства.
8.Подготовка договоров к заключению (подряда, поставки), контроль за выполнением договорных обязательств, подготовка претензий к поставщикам (совместно с юристом).
9.Маркетинговые исследования:
-посещение выставок с целью сбора информации о поставщиках сырья и ТМЦ;
-изучение информации печатных изданий, информации в интернете;
-анализ цен, условий поставок;
-анализ рынка новинок, получения образцов с целью их испытания на производстве и возможности дальнейшего использования;
-подготовка отчетов для руководства и контролирующих организаций (ОБЭП, администрация города и др.).
10.Планирование (краткосрочное, долгосрочное) цен для ПЭО с целью планирования себестоимости продукции.
11.Участие в инвентаризациях.
12.Разработка должностных инструкций, инструкций по охране труда и технике безопасности, инструкций по пожаробезопасности.
13.Инструктаж, обучение, проверка знаний работников отдела.
14.Работа с контролирующими организациями (СЭС, ЦСМ, торговая инспекция, инспектор по охране труда и технике безопасности, пожарный инспектор, ОБЭП, администрация города).
15.Анализ рынка транспортных услуг, наем грузового транспорта, планирование загрузки транспорта и схемы его движения, расчет водителей (заключение договора подряда и выдача наличных денег по ведомости).
16.Решение совместно с отделом кадров кадровых вопросов (прием на работу грузчиков), выдача им наличных денег по ведомости.
17.Ведение табеля учета рабочего времени.
18.Продажа сырья, ТМЦ, оборудования.

1.Закуп сырья и ТМЦ (упаковка из полипропилена, скотч, пленка-стрейч, гофроящики, орехи, изюм, наполнители, джемы, ароматизаторы, красители).
2.Организация выгрузки сырья и ТМЦ на склады предприятия (материальный склад, технологический цех, склад сырья).
3.Контроль наличия правильно оформленных сопроводительных документов (накладная, счет-фактура, сертификат качества, гигиенический сертификат, ветеринарное свидетельство).
4.Анализ контроля качества поступающего сырья и ТМЦ (совместно с кладовщиками и работниками лаборатории), подготовка актов на забраковку сырья и ТМЦ, организация их временного хранения и последующего возврата поставщикам.
5.Подготовка договоров (поставки, аренды) к заключению, контроль за выполнением условий договорных обязательств, составление претензий к поставщикам в случае не выполнения ими договорных обязательств.
6.Отслеживание дебиторской и кредиторской задолженностей, подготовка документов к оплате, планирование оплат.
7.Получение заявок от подразделений, своевременность их выполнения, проверка отсутствия наличия заявленных на приобретение ТМЦ на материальном складе предприятия.
8.Участие в разработке норм на спецодежду, обувь, средства индивидуальной защиты.
9.Участие в инвентаризациях, комиссиях по качеству, комиссиях по разработке новых видов продукции и снижения себестоимости продукции (в том числе ведение протоколов совещаний комиссий), участие в ночных дежурствах на предприятии.
10.Реализация мороженого (г. Брянск, г. Орел, г. Калуга, г. Киров) – оптовые продажи (поиск покупателей, согласование отгрузочных цен, ассортимента и условий отгрузки, планирование отгрузки).
11.Маркетинговые исследования:
-составление опросных анкет, проведение опросов;
- анализ данных интернета и печатных изданий;
-отслеживание поступлений на рынок новинок, получение новых образцов и их испытание на производстве;
-анализ конкурентов выпускаемой продукции и поставщиков сырья, ТМЦ (посещение Международных выставок с целью сбора информации (сбор прайс-листов, образцов, изучение ассортимента)), анализ цен, условий работы, анализ ассортиментного перечня);
- составление отчетов для руководства.
12.Управление работой кафе «Мороженое», 15 продуктовыми киосками, столовой, продуктовым магазином «Иней».
13.Управление работой коллективом более 50 человек: продавцы, повара, кассиры-калькуляторы, заведующая магазином, заведующая кафе, уборщицы, товаровед).
14.Проведение совещаний, решение кадровых вопросов: подбор сотрудников (совместно с работниками отдела кадров), инструктаж, обучение, проверка знаний.
15.Работа с проверяющими организациями (инспектор по охране труда, СЭС, торгинспекция, инспектор по пожаробезопасности).
16.Разработка инструкций по охране труда и технике безопасности, инструкций по пожаробезопасности, должностных инструкций.
17.Разработка:
- фирменного стиля предприятия (разработка товарного знака и логотипа, дизайна визиток, бланков, конвертов, пакетов, разработка дизайна упаковки и транспорта предприятия, разработка дизайна календарей и плакатов, разработка дизайна спецодежды);
-новых видов продукции;
-сюжета рекламных роликов.
- разработка долгосрочных, краткосрочных медиа-планов и их согласование с руководством, планирование бюджета на рекламу;
- размещение рекламы в СМИ;
- разработка дизайна сувенирной продукции;
- разработка дизайна перетяжек, рекламных щитов, световых коробов, штендеров, шелфтокеров;
-разработка дизайна сайта компании;
-разработка дизайна и размещение рекламы на транспорте города;
-размещение рекламы на воздушных шарах;
-разработка дизайна выставочных стендов;
-разработка дизайна холодильного оборудования;
-регистрация наружной рекламы.
18.Работа с патентными организациями.
19.Организация подготовки и участие в Международных выставках и конкурсах (г.Москва, Турция), проведение презентаций продукции в крупнейших магазинах города.
20.Организация и проведение праздника «Брянское мороженое»:
-разработка программы праздника и ее согласование с руководством;
-привлечение работников предприятия к участию в празднике (начальники отделов, продавцы, грузчики);
-привлечение сторонних организаций к участию в празднике (выступление атлетов, клоунов, танцевальных групп и т.д.);
-оформление праздника (заказ воздушных шаров, оформление сцен, разработка и заказ фирменной одежды);
-согласование с руководством предприятия и ПЭО цен для торговли;
-организация выездной торговли;
-курирование праздника;
-организация доставки детей-сирот (заказ специализированного общественного транспорта);
-согласование программы праздника с администрацией города, директором парка;
-подготовка отчета для руководства о результатах проведения праздника;
-размещение информации в СМИ о празднике.
21.Организация и участие в выездной торговли на праздничных мероприятиях города («Объединение трех республик: Украина, Белоруссия, Россия» г. Климово, г. Овстуг, «Свенская ярмарка», «1 мая», «9 мая», «День города»).
22.Участие в мероприятиях по подготовке подарков (сувенирная продукция, поздравительные открытки, продукты питания, цветы) для ветеранов ВОВ, приуроченных к празднованию 9мая.
23.Участия в совещаниях, проводимых администрацией г. Брянска и руководством предприятия.

1.Закуп и реализация (опт, розница) продуктов питания, ТМЦ.
2.Работа с первичной документацией (накладные, счет-фактуры), работа с наличными деньгами.
3.Получение, оформление, сопровождение груза (г. Москва, г. Санкт-Петербург, г. Пенза, г. Пермь, г. Орел, г. Брянск, г. Шахты, г. Калуга), его перепродажи, контроль за выгрузкой на склад.
4.Подготовка и заключение договоров (аренды, купли-продажи, поставки).
5.Планирование отгрузок продуктов питания по магазинам города (планирование схем движения транспорта, подготовка отгрузочных документов, планирование загрузки транспорта, организация сбора наличных денег).
6.Планирование, размещение, холодильного оборудования в магазинах города, контроль за выполнением магазинами плана продаж.
7.Контроль за товарными остатками на складах организации и своевременным их пополнением.
8.Контроль за выкладкой продуктов в магазинах города.
9.Отслеживание дебиторской и кредиторской задолженностей.
10.Маркетинговые исследования (анализ рынка конкурентов, анализ рынка поставщиков).
11.Размещение рекламы в СМИ.