Операционный директор

Операционное управление и руководство командой, занимающейся обслуживанием клиентов, логистикой и складскими операциями. Основной фокус на создании бесперебойной и прозрачной цепи поставок для клиентов с помощью внедрения и усовершенствования стандартных процессов, ERP-решений, использования CRM системы.
Основные задачи:
• Построение цепочки поставок компании с целью размещения и выполнения заказов клиентов компании (дистрибьютеров, OEM-производителей, конечных потребителей): размещение заказов в Европу и Китай, корректировки, подтверждения, международные мультимодальные и внутренние поставки.
• Координация работы партнеров в цепочке: международные экспедиторов, таможенные брокеры, поставщики, 3PL провайдеры для быстрой обработки и доставки заказов.
• Контроль открытых заказов клиентов (61 открытый заказ, более 2000 наименований товаров, 2,5 млн евро), обеспечение уровеня удовлетворенности клиентов 78% и среднее время обработки заказов менее 24 часов.
• Оптимизация транспортных маршрутов из Европы, Перу, Турции, Китая для максимально быстрой доставки, включая разработку системы контроля качества и сроков.
• Управление процессами. Аудит, формализация и оптимизация бизнес-процессов компании с целью повышения эффективности работы подразделений, разработка регламентов и инструкций.
• Бюджетирование: определение бюджета на сертификацию и таможенное оформление, транспорт, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, автоматизация платежного календаря в 1С.

Результаты: возглавила пять ключевых проектов по внедрению ERP в течение года, что привело к улучшению управления данными, оптимизации процессов и усилению финансового контроля:
• Создан стандартизированный каталог продукции: внедрен каталог артикулов с двумя различными иерархиями (по брендам и типам), что позволяет быстро создавать номера деталей и облегчает эффективный анализ продаж по бренду, типу и сериям. Внедрено автоматизированное создание документации для продукта на основе типа детали, что устраняет необходимость ручного копирования и сэкономило около 8 часов в неделю для группы клиентской поддержки.
• созданы дополнительные поля артикулов в ERP: активированы стандартные и настраиваемые поля в карточках товаров (код ТН ВЭД, подробное описание, производитель, бренд, категория продукта, номер сертификата, схема поставок, минимальный уровень запасов, технические параметры), что позволяет автоматически генерировать документы для таможни, автоматически рассчитывать заказы на склад, автоматически генерировать заказы на закупку и стандартизировать этикетки продуктов, экономя до 24 часов ручной работы для CCO каждый месяц и устраняя ошибки ввода данных.
• Внедрен стандартизированный платежный календарь в системе ERP для планирования и контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Интегрированные графики платежей по заказам на закупку и продажу, позволяющие финансовому директору заблаговременно управлять денежными потоками и избегать потенциальных кассовых разрывов с точностью 89%.
• Оптимизированные поставки от поставщиков и улучшенная прозрачность цепочки поставок: активирована стандартная функциональность «поставки от поставщиков» в системе ERP и включены настраиваемые поля для обеспечения точности данных и прозрачности в реальном времени по всей цепочке поставок. Все пользователи получили возможность отслеживать поставки с точными датами, что упрощает оптимизированное планирование загрузки склада, позволяет заблаговременно управлять потенциальными сбоями и улучшать координацию с клиентами относительно графиков отгрузки, чтобы сократить время ожидания отгрузки до 1 дня вместо 3. Это заменило предыдущую зависимость от трех ограниченных Google Таблиц, что значительно повысило надежность и объем данных о цепочке поставок для внутренних заинтересованных сторон.
• Проанализированы и тщательно задокументированы существующие бизнес-процессы во взаимодействии с другими отделами, созданы четкие, наглядные карты процессов для заинтересованных сторон. На основе этого комплексного аудита были четко определены роли и обязанности, а также внедрены надежные контрольные списки для документации с целью повышения как оперативности обслуживания клиентов, так и общей эффективности цепочки поставок, что привело к более быстрому решению проблем, связанных с размещением заказов (24 часа вместо 72).

• Руководила тремя командами из России, Венгрии и Польши, путем внедрения лучших практик между командами, улучшила качество обслуживания клиентов в более чем 20 странах Восточной Европы
• Внедрила и инициализировала 5+ проектов по анализу и оптимизации процессов обслуживания клиентов и логистики (ввод заказов, выставления счетов, управления складом, инвентаризации и процессы администрирования контрактов):
o Участвовала в разработке и реализации стратегии развития S&OP компании в т.ч. при открытии офиса в Казахстане, в процессе SOX, обработке заказов.
o Разработала и внедрила 20+ панелей мониторинга в Salesforce, Microsoft Excel и Power BI для повышения видимости бизнес-процессов (планирования продаж, загрузки операционного отдела, загрузки складских ресурсов предприятия, качество обслуживанием клиентов).
o Сократила время согласования с 4 до 1 дня за счет успешного запуска проекта процесса соответствия требованиям торговли в Salesforce.
o Оптимизировала процесс отгрузки, сократилось время доставки из Европы в Казахстан с 60 до 35 дней
o Проводила консультации по международной транспортировке грузов для венгерской команды.

Ключевые задачи: Управление в операционном отделе и руководство командой, которая занималась обслуживанием клиентов, логистикой, прямыми закупками и складскими операциями.
В прямом подчинении: 11 человек
Обязанности:
• Участие в поиске складского помещения и его оснащении (2000м).
• Моделирование системы управления запасами, расчет диспозиции.
• Координация работы партнеров по цепочке: экспедиторы, таможенные брокеры, поставщики, покупатели для быстрого оформления заказов.
• Лидирование проекта по интеграции IT и ERP систем, включая BPCS ERP, Salesforce и интегрированные отчёты в Excel и Power BI.
• Координация кросс-функционального проекта и подразделений Try&Buy (выкуп арендного оборудования после тестового периода) и его выполнение.
• Координация и поддержка проекта по аренде насосной техники.
Результаты:
• Создала "с нуля" цепи поставок в соответствии со стратегией компании: разработала оптимальную логистическую модель.
• Выстроила и оптимизировала бизнес-процессы логистической системы компании.
• Разработала закупочную политику и бизнес-процессы.
• Разработала мероприятия для повышения эффективности складских и закупочных процессов: оптимизировала использование площадей - сократила время разгрузки с 8 до 6 часов, используя инструменты Lean (5S, Pull production, разметка складских территорий).
• Внедрила учетные системы в модуле логистики, консолидировала данные.
• Сформировала систему KPI в Salesforce (метрики качества данных), Microsoft Excel для сотрудников отдела клиентской поддержки, склада и логистики, анализ и реализация корректирующих действий для устранения отклонений.
• Обеспечила поддержку продаж по исполнению заказов клиентов, итог рост продаж с 26 млн. до 43 млн. долларов, рост количества строк заказов с 1700 до 4000 при сохранении существующего количества сотрудников в операционном отделе.
• Разработала и обеспечила поддержку проектов по продвинутому использованию Excel для выполнения ежедневных операций по продажам.
• Сохранила уровень логистических затрат в течение 10 лет — 10% в целом и 3% на транспортировку.
• Обосновала проект по расширению складских площадей на 35%, используя А3 отчет.
• Реализовала инновационный подход: автоматизировала складские операции внедрив штрих-сканеры складских операций и интегрировав их в WMS (Warehouse Management System).

Обязанности:
• Контроль исполнения заказов клиентов.
• Бюджетирование расходов на логистику, закупки.
• Управление запасами, расчет диспозиции.
Результаты:
• Обеспечила стратегическое и оперативное управление отделами закупок и логистики.
• Выстроила бизнес-процессы логистической системы компании.
• Обеспечила выполнение плана, оптимизировала логистические процессы, сократила издержки.
• Организовала цепочки поставок в соответствии с заказами клиентов.
• Организовала работу партнеров по цепочке: экспедиторов, таможенных брокеров, поставщиков, покупателей.
• Организовала и внедрила учетные системы в модуле запасные части.

Экспертные и руководящие позиции в сфере закупок и логистики