Помощник руководителя/секретарь

составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;

• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;

• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;

• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.

• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;

• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;

• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;

составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;

• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;

• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;

• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.

• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;

• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;

• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;

- Выполнять задачи, полномочия, функции, возложенные на отдел в соответствии с Положением об отделе жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства;
- участвовать в заседаниях, совещаниях, рабочих группах;
- подготовка обоснованных ответов на обращения физических и юридических лиц;
- Работать с письменными обращениями граждан, давать им обоснованные ответы в установленные действующим законодательством сроки;
- контролировать производство земляных работ, выдавать ордера на земляные работы, вести учет проведения земляных работ;
- Разрабатывать и обеспечивать выполнение постановлений и распоряжений администрации Раменского городского поселения в части, касающейся своей деятельности;
- заниматься координацией действий и контролировать деятельность подрядных организаций независимо от форм собственности по текущему ремонту и содержанию объектов благоустройства, производить приемку работ (услуг) по договорным обязательствам;
- Составление и внесение изменений муниципальной программы по благоустройству Раменского муниципального района

- вести учет обращений и заявлений граждан;
- направлять обращения и заявления граждан исполнителям;
- осуществлять контроль за своевременным ответом на заявления и обращения граждан;
- направлять ответы на обращения и заявления адресатам;
- осуществлять учет и подготовку документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

- Подготовка имеющихся материалов дела к рассмотрению;
- Оповещение участников процесса о проводимом заседании и обеспечение их явки;
- Участие в самом заседании и ведение в ходе его протокола; - Оформление дела в соответствии с законодательством;
- Ведение картотеки учетно-статистических данных на этапах принятия, рассмотрения и после него на электронных и бумажных носителях;
- Отправке и получении почтовой корреспонденции;
- Оформлении исполнительной документации и материалов, которые связаны с исполнением решения суда;
- Архивация документов и передача их в службу канцелярии.