Секретарь руководителя

- Прием и распределение звонков генеральному директору и сотрудникам компании.
- Обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
- Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
- Распечатка служебных материалов и ведение базы данных.
- Участие в инвентаризациях;
- Выполнение копировально-множительных работ.
- Координация и контроль работы курьера и уборщицы.
- Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
- Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи.

- Прием и распределение звонков генеральному директору и сотрудникам компании.
- Обеспечение документооборота компании (создание с нуля): входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
- Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
- Распечатка служебных материалов и ведение базы данных.
- Выполнение копировально-множительных работ.
- Координация и контроль работы курьера и уборщицы.
- Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
- Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи.
- Ведение делопроизводства;
- Заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки.
- Организация встреч, совещаний, переговоров, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
- Поддержание и контроль за соблюдением порядка в кабинетах руководства, заказ воды/кофе;
- Разбор корпоративной электронной почты, выявление и регистрация поступающих заявок ;
- Отправка писем посредством Почты России;
- Выполнение копировально-множительных работ, сканирование документов;
- Отслеживание и напоминания руководителю о днях рождения партнеров и сотрудников;
- Оказание помощи сотрудникам в случае необходимости;
- Доставка документов между офисами компании и подрядчикам;
- Чай, кофе для руководства и гостей.
- Подготовка рабочих мест для новых сотрудников.
- Подготовка документации для участия в конкурсных процедурах.
- Подготовка полного комплекта документов для участия в конкурсах, аукционах и всех остальных видах торгов;
- Взаимодействие с коммерческим отделом по дополнительным вопросам (составление спецификаций, технических характеристик, запрос дополнительных документов для подачи заявок на участие в тендерах);
- Взаимодействие с другими отделами компании в целях получения необходимых сведений и документов, входящих в состав заявок. Проверка подготовленных документов на соответствие требованиям документации;
- Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП);
- Поиск электронных и открытых аукционов, конкурсов;
- Составление и направление запросов заказчику по аукционной документации;
- Работа на ЭТП: Газпромбанк, фабрикант, b2b и любые другие, которые могут понадобиться в ходе проведения работ.
- Регулярный мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
- Оформление конкурсных заявок.
- Ведение переговоров с организаторами конкурсов.

- Прием и распределение звонков генеральному директору и сотрудникам компании;
- Ведение делопроизводства;
- Помощь бухгалтеру по проведению сверки с контрагентами;
- Сбор долгов первичной документации;
- Контроль предоставления закрывающих документов;
- Сортировка закрывающих документов для бухгалтерии
- Контроль и ведение табеля учета рабочего времени сотрудников, работающих на стройплощадках;
- Обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов;
- Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
- Организация встреч, совещаний, переговоров, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
- Поддержание и контроль за соблюдением порядка в кабинетах руководства, заказ воды/кофе;
- Обеспечение офиса канцтоварами, предметами мебели, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи;
- Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;
- Разбор внешней электронной почты;
- Отправка писем по Почте России;
- Выполнение копировально-множительных работ, сканирование документов;
- Заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- Отслеживание и напоминания руководителю о днях рождения партнеров и сотрудников;
- Координация и контроль работы курьера, водителя и уборщицы;
- Оказание помощи сотрудникам в случае необходимости;
- Доставка документов между офисами компании и подрядчикам;
- Доставка документов от подрядчиков;
- Чай, кофе для руководства и гостей.