Специалист отдела делопроизводства

Принятие и распределение, обработка поступающей и отправляемой документации, оформление распорядительных и других документов (в т.ч. счетов, счетов-фактур), регистрация, тиражирование и организация рассылки документов. Осуществление справочно-информационного обслуживания по всем группам документов. Систематизация и хранение документов текущего архива. Совершенствование форм и методов работы с документами в банке на основе применения вычислительной техники и оргтехники. Телефонные переговоры.

Прием, регистрация и распределение входящей, исходящей документации, ведение реестров. Подготовка и печать документов, приказов и распоряжений. Кадровое делопроизводство, подготовка отчетов, составление табеля учета рабочего времени сотрудников. Ведение архива, номенклатуры дел. Телефонные переговоры, экспедирование документов, телеграф. Работа с документами, содержащими сведения ограниченного распространения. Работа с оргтехникой.

1.1. Обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей и исходящей корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;
1.2. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и по их сдаче на хранение;
1.3. Участвовать в подготовке информационно-справочных материалов:
- Выписки из приказов;
- Докладные, объяснительные записки, заявления;
- График отпусков;
- Кадровые справки;
- Оформление больничных листов.
1.4. Формирование и ведение личных дел.
1.5. Ведение личных картотек сотрудников (ф. Т-2).
1.6. Ведение журнала учета приказов.
1.7. Оформление и формирование дел Отдела.
1.8. Оформление кадровой документации и подготовка документов к передаче в архив.
1.9. Расшивка документов в соответствующие дела.
1.10. Составление заявок на обучение, на основании служебных записок сотрудников. Оформление необходимых документов для проведения обучения сотрудников Банка (счета, приказы). Контроль предоставления сотрудниками отчетов о прохождении обучения.
1.11. Принимать участие в подготовке проведения Заседаний коллегиальных органов, ведении и издании протоколов;
1.12. Принимать участие в доведении решений коллегиальных органов до членов коллегиальных органов и исполнителей.
АРХИВ
2.1. Принимать участие в подготовке и составлении нормативных документов по ведению делопроизводства и архивного дела в Банке;
2.2. Принимать участие в подготовке сводной Номенклатуры дел Банка на каждый календарный год и в конце календарного года закрывать ее;
2.3. Составлять график приема-передачи документов из структурных подразделений Банка в архив и производить прием документов в соответствии с актами приема-передачи;
2.4. Осуществлять учет документальных материалов в архиве с составлением описей документов; реестра описей; ведением книги учета поступления и выбытия документов архива; дела фонда;
2.5. Осуществлять отбор документов с истекшим сроком хранения к уничтожению и составлять акт уничтожения документальных материалов;
2.6. Вносить изменения в учетные документы архива в соответствии с актом уничтожения и уничтожать документы после подписания акта на уничтожение руководством Банка и согласованием с Центральной Экспертно-проверочной комиссией Банка.